- 19
- กุมภาพันธ์
ปัญหาโลกแตก — จะกำหนดเส้นทางการอนุมัติยาวๆ ไปทำไม ถ้าสุดท้ายก็ไม่มีคนดู แค่กดผ่านๆ ไป สุดท้ายกว่าจะมาเจอว่าใช้งบประมาณผิด ก็จ่ายไปเรียบร้อยแล้ว ปัญหามันอยู่ที่คนขออนุมัติเลือกงบประมาณผิดโครงการ ซึ่งก็เป็นโครงการในสำนักตัวเองนั่นแหละ และที่ยากกว่านั้น — ต่อให้เป็น AI ก็แยกไม่ได้ว่าเลือกผิดหรือเปล่า
สถานการณ์จริงที่เกิดขึ้น
ลองนึกภาพตามนี้ — คุณเป็นเจ้าหน้าที่ที่ดูแลหลายโครงการในสำนักเดียวกัน สมมติว่าดูแลโครงการ A โครงการ B และโครงการ C ทุกโครงการอยู่ภายใต้สำนักเดียวกัน และทุกโครงการมีรายการค่าใช้จ่ายเหมือนกันหมด ไม่ว่าจะเป็นค่าตอบแทน ค่าเดินทาง ค่าจัดทำโครงการ ค่าดำเนินการ ฯลฯ
วันหนึ่งคุณต้องเบิกค่าเดินทางสำหรับโครงการ B คุณเปิดระบบขึ้นมา เลือกประเภทค่าใช้จ่าย "ค่าเดินทาง" จาก dropdown แล้วก็เลือกงบประมาณ — แต่ดันเลือกผิดเป็นโครงการ A แทนที่จะเป็นโครงการ B
แล้วอะไรเกิดขึ้น?
- ระบบเช็คว่ามีงบพอไหม? — มี เพราะโครงการ A ก็มีงบค่าเดินทาง → ผ่าน
- ส่งขออนุมัติตามสายบังคับบัญชา — ถูกต้องทุกขั้นตอน เพราะเป็นโครงการของคุณเอง คนอนุมัติก็เป็นหัวหน้าสำนักของคุณ → ผ่าน
- คนอนุมัติรู้ไหมว่าเลือกผิด? — ไม่มีทางรู้ เพราะทุกอย่างดูถูกต้อง ค่าเดินทางก็เป็นรายการที่มีจริง งบก็พอ สายอนุมัติก็ถูกคน
- กว่าจะรู้ก็ต่อเมื่อ... — คุณตรวจเจอเองว่า "ทำไมเงินโครงการ A หายไป?" แล้วก็ค้นพบว่า ก็เพราะตัวเองเลือกผิดนั่นเอง
ที่แย่กว่านั้นคือ — ถ้าไม่เคยกลับมาตรวจสอบ อาจไม่มีใครรู้เลยว่ามีการเบิกจ่ายผิดโครงการ เงินก็จ่ายไปแล้ว งบก็ลดลงไปแล้ว ตัวเลขงบประมาณโครงการก็ผิดเพี้ยนไปหมด
ทำไมปัญหานี้แก้ยาก
ถ้าคิดตามปกติ ระบบ ERP ควรจะจับผิดได้สิ? แต่ลองดูว่าระบบได้ทำอะไรบ้างแล้ว:
| สิ่งที่ระบบทำแล้ว | สถานะ | ช่วยจับผิดได้ไหม? |
|---|---|---|
| จำกัดสิทธิ์ — user เห็นแค่โครงการของตัวเอง | ถูกต้อง ✓ | ไม่ได้ เพราะ user มีสิทธิ์ทั้งสองโครงการ |
| เส้นทางอนุมัติ — ส่งถูกคน ผ่านคนตรวจสอบหลายขั้น | ถูกต้อง ✓ | ไม่ได้ เพราะคนอนุมัติเห็นแค่ว่า "ค่าเดินทาง จากโครงการ A" ซึ่งไม่มีอะไรผิดปกติ |
| ตรวจสอบงบประมาณ — เช็คว่างบเพียงพอ | ถูกต้อง ✓ | ไม่ได้ เพราะงบพอจริงๆ |
| Dashboard real-time — เจ้าของโครงการเปิดดูได้ตลอด | ถูกต้อง ✓ | ช่วยให้ "เจอเร็ว" แต่ไม่ได้ "ป้องกัน" |
| ค่าใช้จ่ายทุกโครงการเหมือนกัน | — | cross-validation จากประเภทค่าใช้จ่ายทำไม่ได้ |
สรุปคือ: ทุกอย่าง "ถูก" หมด ยกเว้นการเลือกโครงการ — เป็น human error ที่ระบบตรวจจับไม่ได้ เพราะไม่มีข้อมูลอะไรที่จะบอกได้ว่า "ค่าเดินทางครั้งนี้ควรเบิกจากโครงการ B ไม่ใช่ A"
สิ่งที่ระบบ ERP พอช่วยได้ (แต่ป้องกัน 100% ไม่ได้)
แม้จะป้องกันไม่ได้ทั้งหมด แต่ระบบ ERP ก็มีแนวทางที่ช่วยลดโอกาสผิดพลาดได้:
| แนวทาง | วิธีการ | ข้อจำกัด |
|---|---|---|
| ผูกกิจกรรมกับงบ | user เลือกกิจกรรม/แผนงานก่อน ระบบดึง Budget Code ให้อัตโนมัติ | ต้องทำแผนกิจกรรมละเอียด ซึ่งหลายองค์กรไม่ได้ทำ |
| UI ที่ชัดเจน | แสดงชื่อโครงการตัวใหญ่ สีต่างกัน ตลอดทั้งฟอร์ม | ลดโอกาสผิดแต่ไม่ได้ป้องกัน |
| สรุปก่อน submit | แสดงข้อความ "คุณกำลังเบิก [ค่าใช้จ่าย] จาก [โครงการ X]" ให้ยืนยัน | user อาจกดผ่านโดยไม่อ่าน |
| Dashboard ติดตาม | เจ้าของโครงการเห็นยอดใช้จ่าย real-time | ช่วยให้เจอเร็ว แต่ไม่ได้ป้องกัน |
| กลับรายการง่าย | มีกระบวนการโอนย้ายงบ/กลับรายการเมื่อพบข้อผิดพลาด | แก้ไขได้หลังเกิด แต่ไม่ได้ป้องกัน |
จะเห็นว่าทุกแนวทางมีข้อจำกัดอยู่ ไม่มีวิธีไหนที่ป้องกันได้ 100% — เพราะปัญหานี้ไม่ได้เกิดจากระบบผิด แต่เกิดจาก "คนเลือกผิด" ในสถานการณ์ที่ทุกตัวเลือกดูถูกต้องหมด
แล้ว AI ช่วยได้ไหม?
คำถามนี้น่าสนใจ — เพราะหลายคนคิดว่าถ้ามี AI มาช่วยตรวจสอบ น่าจะจับผิดได้ แต่ลองคิดดูดีๆ:
- ค่าใช้จ่ายทุกโครงการเหมือนกัน — ไม่มี pattern ให้ AI จับผิด ค่าเดินทางจากโครงการ A กับโครงการ B หน้าตาเหมือนกันทุกประการ
- user มีสิทธิ์เบิกจากทั้งสองโครงการ — ไม่มีอะไรผิดปกติในแง่สิทธิ์การเข้าถึง
- ไม่มีข้อมูลภายนอกที่บอกได้ — AI ไม่มีทางรู้ว่า "ค่าเดินทางครั้งนี้เกิดจากกิจกรรมของโครงการ B ไม่ใช่ A" ถ้าข้อมูลนั้นไม่ได้ถูกระบุไว้ตั้งแต่แรก
สิ่งเดียวที่ AI พอช่วยได้คือ: วิเคราะห์ pattern การใช้จ่ายรายโครงการ ถ้ายอดผิดปกติจากค่าเฉลี่ย เช่น โครงการ A เดือนนี้มีค่าเดินทางสูงผิดปกติ ก็อาจแจ้งเตือนให้ตรวจสอบ — แต่นั่นก็เป็นการ "เจอหลังเกิด" ไม่ใช่ "ป้องกัน" อยู่ดี
เจอแล้ว แก้ง่ายมาก — แต่ทำไม user ไม่อยากแก้?
พอรู้ว่าเลือกผิดโครงการ วิธีแก้ไขในระบบ ERP ง่ายมาก:
- ยกเลิกเอกสารที่ผิด — ณ วันที่เจอ
- สร้างเอกสารใหม่ — เลือกโครงการที่ถูกต้อง ณ วันที่เจอเช่นกัน
- เสร็จ — ไม่กระทบตัวเลขงบเดิมแม้จะปิดงบไปแล้ว เพราะเป็นรายการใหม่ในเดือนปัจจุบัน
เรียบง่ายมากๆ แต่ปัญหาคือ — user ไม่อยากทำ
เพราะอะไร? เพราะ user อยากได้ "วันที่เดิม" อยากให้ค่าใช้จ่ายกลับไปอยู่ใน "เดือนเดิม" ที่ทำรายการ ซึ่ง เป็นไปไม่ได้ ถ้าปิดงบเดือนนั้นไปแล้ว และนี่ไม่ใช่ข้อจำกัดของระบบ — เป็นหลักการบัญชีพื้นฐาน ที่ห้ามย้อนแก้ไขรายการในงวดที่ปิดแล้ว
สิ่งที่ user มักขอ vs สิ่งที่ทำได้
| อยากได้วันที่เดิม | ทำไม่ได้ — ยกเลิกวันไหน ทำใหม่วันนั้น |
| อยากให้อยู่เดือนเดิม | ทำไม่ได้ — ถ้าปิดงบเดือนนั้นไปแล้ว |
| อยากให้ระบบแก้ให้อัตโนมัติ | ทำไม่ได้ — ระบบไม่รู้ว่าโครงการไหน "ถูก" |
| อยากให้ทีมสนับสนุนช่วยแก้ | ช่วยไม่ได้ — เพราะไม่มีใครรู้นอกจาก user เอง |
สุดท้ายแล้ว คนที่จะแก้ปัญหานี้ได้มีคนเดียวคือ user เอง — เพราะเป็นคนเดียวที่รู้ว่าค่าใช้จ่ายนี้ควรอยู่โครงการไหน ทีมสนับสนุนระบบ ผู้ดูแลระบบ หรือแม้แต่ผู้บริหาร ก็ช่วยตัดสินใจแทนไม่ได้
วิธีที่ถูกต้องและเรียบง่ายที่สุดคือ: เจอวันไหน ยกเลิกวันนั้น ทำใหม่วันนั้น — จบ ไม่กระทบงบเดือนที่ปิดไปแล้ว ไม่ต้องขอเปิดงวด ไม่ต้องแก้ตัวเลขย้อนหลัง
"ระบบเดิมยังแก้ได้เลย ทำไม ERP ทำไม่ได้?"
คำถามนี้เจอบ่อยมาก — user มักอ้างว่าระบบเดิม (หรือระบบอื่น) ยังยอมให้เปิดเอกสารที่อนุมัติแล้ว แล้วแก้ไขรหัสโครงการได้เลย แค่เปลี่ยนตัวเลข แล้วทำไม ERP ทำแบบนั้นไม่ได้?
คำตอบคือ: ERP ทำได้ แต่จงใจไม่ยอมให้ทำ
เพราะการแก้ไขเอกสารที่อนุมัติแล้วโดยตรง ทำลายสิ่งสำคัญ 3 อย่าง:
| สิ่งที่ถูกทำลาย | ผลกระทบ |
|---|---|
| Audit Trail (ร่องรอยการตรวจสอบ) | ไม่มีหลักฐานว่าเอกสารถูกแก้ไข ใครแก้ เมื่อไหร่ จากอะไรเป็นอะไร — ถ้าผู้ตรวจสอบมาถาม ตอบไม่ได้ |
| เส้นทางอนุมัติ | เอกสารถูกอนุมัติบนข้อมูลชุดหนึ่ง แต่ข้อมูลจริงเปลี่ยนไปแล้ว — ผู้อนุมัติไม่เคยเห็นข้อมูลที่แก้ไข |
| ความน่าเชื่อถือของตัวเลข | ถ้าใครก็แก้เอกสารที่อนุมัติแล้วได้ ตัวเลขในรายงานก็ไม่น่าเชื่อถือ — เพราะไม่รู้ว่าถูกแก้กี่ครั้ง |
ระบบที่ "ยอมให้แก้ได้" ฟังดูสะดวก แต่จริงๆ แล้วคือ ระบบที่ไม่มี Internal Control — ซึ่งเป็นสิ่งที่องค์กรจ่ายเงินซื้อ ERP มาเพื่อแก้ปัญหานี้ตั้งแต่แรก
กระบวนการ "ยกเลิก → ทำใหม่" ไม่ได้ยุ่งยากกว่า "เปิดแก้" มากนัก แต่ได้ประโยชน์มหาศาล — มีหลักฐานครบว่าเอกสารเดิมถูกยกเลิกเพราะอะไร เอกสารใหม่อ้างอิงจากอะไร และผ่านการอนุมัติใหม่อย่างถูกต้อง
และที่สำคัญอีกอย่าง — ถ้าระบบ "เสกให้" ง่ายๆ ทุกครั้ง user จะไม่เคยเรียนรู้ ครั้งนี้เลือกผิด ขอแก้ให้หน่อย ครั้งหน้าก็เลือกผิดอีก แล้วก็ขอแก้อีก — วนไปเรื่อยๆ ไม่มีวันจบ กระบวนการ "ยกเลิก → ทำใหม่" อาจดูยุ่งยากกว่าเล็กน้อย แต่ความยุ่งยากเล็กๆ นี้แหละที่ทำให้คน จำได้ว่าต้องระวัง เพราะถ้าเลือกผิดอีก ก็ต้องมานั่งทำขั้นตอนนี้อีกรอบ
บทเรียนสำคัญ — ไม่ใช่ทุกปัญหาที่ระบบแก้ได้
เรื่องนี้เป็นบทเรียนสำคัญสำหรับทุกองค์กรที่กำลังจะซื้อหรือใช้ระบบ ERP:
- ระบบ ERP ไม่ใช่ยาครอบจักรวาล — มันช่วยได้เยอะในหลายเรื่อง แต่บางปัญหามันแก้ไม่ได้ตั้งแต่แรก
- บางปัญหาเป็น human error ที่ระบบทำได้แค่ "ลดโอกาส" และ "ช่วยให้เจอเร็วขึ้น" — ไม่ใช่ป้องกันได้ 100%
- การแก้ไขง่ายกว่าที่คิด — แค่ยกเลิกแล้วทำใหม่ ไม่ต้องซับซ้อน แต่ต้องยอมรับว่าวันที่จะไม่เหมือนเดิม
- สิ่งที่สำคัญกว่าระบบ คือ กระบวนการทำงานที่ดี + ความระมัดระวังของคน + การตรวจสอบสม่ำเสมอ
- ระบบ ERP ที่ดีคือระบบที่ยอมรับว่าคนทำผิดได้ แล้วออกแบบให้ "แก้ไขง่าย" มากกว่า "ป้องกันทุกอย่าง"
ระบบ ERP ที่ดีไม่ใช่ระบบที่ป้องกันทุกอย่างได้ แต่คือระบบที่เมื่อคนทำผิดพลาด สามารถตรวจพบได้เร็ว และแก้ไขได้ง่าย
- ทีมงาน Saeree ERP
สรุป — ระบบช่วยได้แค่ไหน
- ป้องกัน 100% ไม่ได้ — ถ้า user มีสิทธิ์เบิกจากหลายโครงการ และค่าใช้จ่ายเหมือนกัน ระบบไม่มีทางรู้ว่าเลือกผิด
- ลดโอกาสผิดได้ — ด้วย UI ที่ชัดเจน สรุปก่อน submit และผูกกิจกรรมกับงบ
- เจอเร็วขึ้นได้ — ด้วย Dashboard real-time และการตรวจสอบยอดใช้จ่ายรายโครงการ
- แก้ไขได้สะดวก — ด้วยกระบวนการโอนย้ายงบ/กลับรายการที่มีหลักฐานตรวจสอบได้
- ที่เหลือเป็นเรื่องคน — ความระมัดระวัง การตรวจสอบ และวัฒนธรรมองค์กรที่ใส่ใจรายละเอียด
หากองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหาเรื่องการควบคุมงบประมาณ การอนุมัติเบิกจ่าย หรือต้องการระบบที่ช่วยลดข้อผิดพลาดและเจอปัญหาได้เร็วขึ้น สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมที่ปรึกษาเพื่อพูดคุยเรื่องกระบวนการทำงานที่เหมาะกับองค์กรของคุณ
