- 19
- กุมภาพันธ์
เรื่องที่เกิดขึ้นซ้ำแล้วซ้ำเล่าในหลายองค์กร — งบประมาณหมดก่อนสิ้นปี ไตรมาสที่ 3 ยังไม่ทันจบ งบบางหมวดก็ใช้หมดแล้ว ต้องขอโอนงบ ขออนุมัติเพิ่ม หรือชะลอโครงการ ทั้งที่ตอนตั้งงบต้นปีก็ "คิดว่าพอ" แต่ทำไมมันไม่เคยพอสักที
ปัญหาของการติดตามงบด้วย Excel
องค์กรจำนวนมากยังใช้ ไฟล์ Excel เป็นเครื่องมือหลักในการติดตามงบประมาณ ซึ่งมีปัญหาเชิงโครงสร้างหลายข้อ:
1. ข้อมูลไม่ Real-time
Excel ต้องรอคนมาอัพเดท ฝ่ายจัดซื้อออก PO ไปแล้วแต่ยังไม่ได้บอกฝ่ายงบประมาณ ฝ่ายงบประมาณเปิดไฟล์ดูตัวเลข คิดว่างบยังเหลือ แต่จริงๆ มีคนจองไปแล้ว
2. หลายเวอร์ชัน หลายคนแก้
ฝ่ายบัญชีเปิดไฟล์ "งบ_v3_final_แก้แล้ว.xlsx" ฝ่ายจัดซื้อเปิดไฟล์ "งบ_v3_final.xlsx" คนละเวอร์ชัน ตัวเลขไม่ตรงกัน ไม่รู้ว่าอันไหนคือตัวจริง
3. ไม่มี Commitment Tracking
นี่คือปัญหาใหญ่ที่สุด — Excel ส่วนใหญ่บันทึกแค่ "ใช้ไปเท่าไหร่" แต่ไม่ได้บันทึก "จองไปแล้วเท่าไหร่"
ตัวอย่าง: งบ 1 ล้านบาท ใช้ไปแล้ว 400,000 ดูเหมือนเหลือ 600,000 แต่จริงๆ มี PO ที่ออกไปแล้ว 500,000 (ยังไม่จ่าย) งบเหลือจริงแค่ 100,000
Commitment คืออะไร?
Commitment (ภาระผูกพัน) คือเงินที่ "จองไว้แล้ว" แต่ยังไม่ได้จ่ายจริง เช่น:
- PR (Purchase Requisition) — ขอซื้อแล้ว ยังไม่ออก PO = Pre-Commitment
- PO (Purchase Order) — ออกใบสั่งซื้อแล้ว ยังไม่จ่ายเงิน = Commitment
- จ่ายเงิน (Payment) — จ่ายจริงแล้ว = Actual
4. ไม่มีการ "กั้นงบ" อัตโนมัติ
ใน Excel ไม่มีอะไรมาบังคับว่า "หมวดนี้งบหมดแล้ว ห้ามสร้าง PO" คนออก PO ก็ออกไป โดยไม่รู้ว่างบเกินแล้ว ระบบไม่ได้ส่งเสียงเตือน กว่าจะรู้ว่าเกินก็ตอนสิ้นเดือนที่ฝ่ายงบประมาณมานั่งสรุป
ยอดที่ต้องดู — ไม่ใช่แค่ "ใช้ไปเท่าไหร่"
| ยอด | ความหมาย | Excel ทำได้? |
|---|---|---|
| งบตั้ง | งบประมาณที่ได้รับจัดสรร | ได้ |
| Pre-Commitment | ยอด PR ที่ขอซื้อแล้ว ยังไม่ออก PO | ยาก — ต้อง manual |
| Commitment | ยอด PO ที่ออกแล้ว ยังไม่จ่ายเงิน | ยาก — ต้อง manual |
| Actual | จ่ายเงินจริงแล้ว | ได้ |
| งบคงเหลือ (Available) | งบตั้ง - Pre-Commitment - Commitment - Actual | ไม่ได้ — เพราะขาด 2 ตัวกลาง |
วิธีแก้: ระบบ Budget Control ที่กั้นงบอัตโนมัติ
- Budget Reservation — ทุกครั้งที่สร้าง PR หรือ PO ระบบ "จอง" งบไว้ทันที ตัวเลข Available ลดลงทันทีที่มีคนขอซื้อ
- Budget Check — ก่อนสร้าง PO ระบบเช็คว่างบเหลือพอมั้ย ถ้าไม่พอ ไม่ให้สร้าง PO ต้องขออนุมัติพิเศษก่อน
- Budget Warning — แจ้งเตือนเมื่อใช้งบถึง 70%, 80%, 90% ไม่ต้องรอหมดแล้วค่อยรู้
- Budget Transfer — ถ้าต้องโอนงบระหว่างหมวด ทำผ่านระบบ มี Approval ครบ มี Audit Trail
Saeree ERP ช่วยควบคุมงบอย่างไร
| ฟีเจอร์ | รายละเอียด |
|---|---|
| Budget Control | ตั้งงบรายหมวด รายแผนก รายโครงการ กั้นวงเงินอัตโนมัติ |
| Commitment Tracking | ติดตาม Pre-Commitment / Commitment / Actual แบบ Real-time |
| Budget Check on PO | สร้าง PO ไม่ได้ถ้างบไม่พอ ระบบบล็อกอัตโนมัติ |
| Budget Alert | แจ้งเตือนเมื่อใช้งบถึงเกณฑ์ที่กำหนด |
| Budget Report | รายงานเปรียบเทียบงบตั้ง / ใช้จริง / คงเหลือ ดูได้ทุกมิติ |
Saeree ERP — งบหมดก่อนสิ้นปี จะไม่เกิดอีก
Saeree ERP มีระบบ Budget Control ที่ติดตาม Commitment ตั้งแต่ขั้นตอน PR — ทุกครั้งที่ขอซื้อ ระบบจองงบทันที ตัวเลขงบคงเหลือเป็น Real-time ถ้างบไม่พอ ระบบไม่ให้สร้าง PO ต้องขออนุมัติพิเศษก่อน ไม่มีทางที่จะ "ใช้เกินงบโดยไม่รู้ตัว" อีกต่อไป
สรุป
ปัญหา "งบหมดก่อนสิ้นปี" ไม่ใช่เพราะได้งบน้อย แต่เพราะ ไม่รู้ตัวว่าใช้เกิน Excel บอกได้แค่ "ใช้ไปเท่าไหร่" แต่ไม่ได้บอกว่า "จองไว้แล้วเท่าไหร่" พอรวมแล้วเกินงบ กว่าจะรู้ก็สายไปแล้ว
ระบบ ERP ที่ดีต้อง กั้นงบตั้งแต่ขั้นตอน PR ไม่ใช่รอจ่ายเงินไปแล้วค่อยมารู้ว่างบหมด
