ทำไมผู้บริหารถึงไม่ยอมกดอนุมัติเอง?

ก่อนจะแก้ปัญหา เราต้องเข้าใจสาเหตุก่อน:

• ติดวัฒนธรรม "ลายเซ็น" — ผู้บริหารรุ่นเก่าหลายคนเติบโตมากับการเซ็นกระดาษ การ "กดปุ่ม" ในระบบรู้สึกไม่เหมือนการ "ลงนาม" จริง
• ไม่คุ้นเทคโนโลยี — จอหน้าตาเล็ก ปุ่มเยอะ กลัวกดผิด กลัวอนุมัติผิดรายการ
• ไม่มีเวลา — ผู้บริหารมีงานเยอะ ประชุมทั้งวัน ไม่มีเวลานั่งเปิดระบบทีละรายการ
• "มีเลขาทำไม?" — คิดว่าเลขาคือคนที่ควรจัดการงานเอกสารทั้งหมด รวมถึงการอนุมัติด้วย
• เคยทำแบบนี้มาตลอด — สมัยก่อนเลขาก็เป็นคนเอาเอกสารมาให้เซ็น เปลี่ยนเป็นระบบก็ให้เลขากดแทนเหมือนกัน

สถานการณ์จำลอง: เลขา 1 คน ดูแลผู้บริหาร 3 คน

ลองจินตนาการสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริงในหลายองค์กร:

ปัญหาที่ตามมา — ใหญ่กว่าที่คิด

1. Internal Control ล่มสลาย

หลักการสำคัญของ Internal Control คือ Segregation of Duties (SOD) — การแบ่งแยกหน้าที่ เพื่อไม่ให้คนคนเดียวทำรายการและอนุมัติรายการเดียวกัน

เมื่อเลขาเป็นคนกดอนุมัติแทนผู้บริหาร 3 คน หมายความว่า:

• คุณสมศรี เข้าถึงระบบด้วยสิทธิ์ระดับผู้บริหาร 3 คน พร้อมกัน
• ถ้าคุณสมศรี สร้าง PR → อนุมัติ PO (ในนามคุณ B) → อนุมัติจ่ายเงิน (ในนามคุณ C) ก็ทำได้ทั้ง flow โดยไม่มีใครตรวจสอบ
• SOD ที่ออกแบบมาอย่างดี กลายเป็นศูนย์

2. Audit Trail ไม่สามารถเชื่อถือได้

ระบบ ERP บันทึกว่า "คุณ A อนุมัติเมื่อ 10:30 น." แต่ความจริงคือ คุณสมศรีเป็นคนกด — Audit Trail ทั้งหมดจึงเป็นเท็จ

ถ้าเกิดปัญหา เช่น อนุมัติจ่ายเงินผิดรายการ หรือมีการทุจริต:

• ระบบจะชี้ไปที่ผู้บริหาร — แต่ผู้บริหารบอกว่า "ผมไม่ได้กด"
• เลขาบอกว่า "ท่านสั่งให้กด"
• ไม่มีใครรับผิดชอบ — เพราะไม่มีหลักฐานว่าใครสั่งจริง

3. ความเสี่ยงด้านการทุจริต

คนคนเดียวที่มี Password ของผู้บริหาร 3 คน สามารถ:

สิ่งที่ทำได้	ใช้สิทธิ์ของ	ผลกระทบ
สร้างใบสั่งซื้อ (PO) ปลอม	คุณ B	สั่งซื้อของจาก vendor ที่ตัวเองเกี่ยวข้อง
อนุมัติจ่ายเงินให้ vendor ปลอม	คุณ C	เงินออกจากองค์กรโดยไม่มีของจริง
อนุมัติวงเงินสูง	คุณ A	ผ่านรายการที่ปกติต้องผ่าน Board
แก้ไขข้อมูล master data	ทั้ง 3 คน	เปลี่ยนเลขบัญชีธนาคารของ vendor

นี่ไม่ใช่เรื่องสมมติ — กรณีทุจริตในองค์กรใหญ่หลายกรณี เกิดจากการแชร์ Password ของผู้บริหาร ให้คนอื่นใช้

4. ปัญหาด้านกฎหมายและ Compliance

• พ.ร.บ. คอมพิวเตอร์ พ.ศ. 2560 — การเข้าถึงระบบด้วยบัญชีผู้อื่นถือเป็นการเข้าถึงโดยไม่ได้รับอนุญาต แม้เจ้าของบัญชีจะบอกให้ทำก็ตาม
• มาตรฐานบัญชี — ผู้สอบบัญชี (Auditor) จะตั้งคำถามเรื่อง IT General Controls ถ้าพบว่ามีการแชร์ Password
• ISO 27001 — ข้อ 9.2 กำหนดว่าต้องมี Individual User Account ห้ามแชร์ Credentials

5. เลขาแบกความเสี่ยงทั้งหมด

มุมที่คนมักมองข้าม — เลขาคือคนที่ เสี่ยงที่สุด ในสถานการณ์นี้:

• ถ้าเกิดปัญหา ระบบจะบันทึกว่าผู้บริหารเป็นคนทำ — แต่ผู้บริหารจะปฏิเสธ
• เลขาไม่มี "คำสั่ง" เป็นลายลักษณ์อักษร — ถูกสั่งด้วยวาจา
• ถ้ามีการทุจริตโดยบุคคลอื่น แต่ใช้เวลาที่เลขาเข้าระบบ — เลขาจะเป็นผู้ต้องสงสัยอันดับแรก
• แบกภาระงาน 3 เท่า — ต้องจำ password 3 ชุด ต้องเข้าระบบ 3 รอบ ต้องตรวจสอบเอกสาร 3 คิว

วิเคราะห์ภาระงานจริง: เลขา 1 คน ดูแล 3 คน

ลองคิดเล่นๆ ว่าถ้าเลขา 1 คน ต้องกดอนุมัติแทนผู้บริหาร 3 คน จะเกิดอะไรขึ้น:

งาน	คุณ A	คุณ B	คุณ C	รวม/วัน
อนุมัติ PR/PO	5	15	—	20
อนุมัติจ่ายเงิน	3	—	20	23
อนุมัติใบลา/OT	10	8	5	23
อนุมัติเอกสารอื่น	5	5	5	15
รวมต่อวัน	23	28	30	81 รายการ

81 รายการต่อวัน — เลขาต้อง login-logout สลับ 3 บัญชี ตรวจสอบเอกสารก่อนกด ตอบคำถามจากหน่วยงานที่รอ approval ทั้ง 3 สาย

วิธีแก้ปัญหา — ทำอย่างไรให้ผู้บริหารกดเอง

1. ทำให้การอนุมัติง่ายที่สุด

ปัญหาหลักคือ "ยาก" และ "ไม่สะดวก" — แก้ที่ต้นเหตุ:

• Mobile Approval — อนุมัติผ่านมือถือได้ ไม่ต้องนั่งหน้าจอคอมพิวเตอร์ ระหว่างรอประชุมก็กดได้
• LINE / Email Notification — ระบบแจ้งเตือนเมื่อมีรายการรออนุมัติ พร้อมลิงก์กดอนุมัติตรง (การแจ้งเตือนผ่าน LINE มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม)
• Dashboard สรุป — หน้าจอรวมรายการรออนุมัติทั้งหมด เห็นภาพรวมทันที กดอนุมัติได้จากหน้าเดียว

2. แต่งตั้งรักษาการอย่างเป็นทางการ

ถ้าผู้บริหารไม่ว่าง "จริงๆ" ระบบ ERP ที่ดีควรมี:

• รักษาการ (Acting Authority) — แต่งตั้งผู้รักษาการแทนผ่านระบบ กรณีที่ผู้อนุมัติไม่อยู่ เอกสารจะถูกส่งไปให้ผู้รักษาการอนุมัติแทนโดยอัตโนมัติ มีบันทึกว่าใครแต่งตั้งใคร ตั้งแต่เมื่อไหร่ถึงเมื่อไหร่
• Escalation Rule — ถ้ารายการรอเกิน X ชั่วโมง ส่งต่อไปให้ผู้บริหารระดับถัดไปอัตโนมัติ
• Auto-Approval — รายการมูลค่าต่ำกว่าเกณฑ์ที่กำหนด อนุมัติอัตโนมัติโดยไม่ต้องผ่านผู้บริหาร

3. ออกนโยบาย "ห้ามแชร์ Password" อย่างชัดเจน

องค์กรต้องมีนโยบาย IT Security ที่ระบุชัดเจน:

• Password เป็นความลับส่วนบุคคล — ห้ามแชร์กับผู้อื่นไม่ว่ากรณีใดๆ
• เจ้าของบัญชีรับผิดชอบทุกรายการ — ที่เกิดขึ้นภายใต้บัญชีของตน
• บทลงโทษ — สำหรับทั้งผู้ให้และผู้ใช้ password ของคนอื่น
• ใช้ 2FA — เพิ่มการยืนยันตัวตนสองชั้น ทำให้การให้คนอื่นกดแทนทำได้ยากขึ้น

4. เปลี่ยน Mindset ผู้บริหาร

วิธีที่ได้ผลที่สุดคือทำให้ผู้บริหาร "เข้าใจ" ว่าทำไมต้องกดเอง:

• อธิบายด้วยความเสี่ยง — "ถ้าเลขาทุจริต ระบบจะชี้มาที่ท่าน เพราะใช้บัญชีของท่าน"
• อธิบายด้วยกฎหมาย — "ถ้ามี Audit finding ว่ามีการแชร์ password จะส่งผลต่อรายงานผู้สอบบัญชี"
• อธิบายด้วยภาพลักษณ์ — "ผู้บริหารที่ใช้ระบบเป็น คือผู้บริหารที่ทันสมัย"
• ให้ CEO เป็นตัวอย่าง — ถ้า CEO กดเอง คนอื่นจะทำตาม

Saeree ERP รองรับการอนุมัติอย่างไร

ฟีเจอร์	รายละเอียด
Multi-Level Approval	กำหนดลำดับการอนุมัติตามวงเงินและประเภทเอกสาร
Mobile Approval	อนุมัติผ่าน Smartphone ได้ทุกที่ทุกเวลา
Notification	แจ้งเตือนผ่าน Email / LINE เมื่อมีรายการรออนุมัติ (LINE มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม)
รักษาการ (Acting Authority)	แต่งตั้งผู้รักษาการแทน เอกสารส่งไปให้ผู้รักษาการอนุมัติโดยอัตโนมัติ มี Audit Trail
Escalation	รายการค้างเกินเวลา ส่งต่อผู้อนุมัติสำรองอัตโนมัติ
2FA Authentication	ยืนยันตัวตนสองชั้น ป้องกันการใช้บัญชีผู้อื่น
Audit Trail	บันทึกทุกรายการ — ใคร ทำอะไร เมื่อไหร่ จาก IP ไหน

สรุป: "ให้เลขากดแทน" ≠ "แต่งตั้งรักษาการ"

สิ่งที่ผู้บริหารหลายคนเข้าใจผิดคือ — คิดว่าการให้เลขากดอนุมัติแทนก็เหมือนกับการแต่งตั้งรักษาการ แต่ในความเป็นจริง:

	ให้เลขากดแทน (แชร์ Password)	แต่งตั้งรักษาการผ่านระบบ
Audit Trail	บันทึกว่าผู้บริหารทำ (เท็จ)	บันทึกว่าผู้รักษาการทำ แทนผู้บริหาร (จริง)
ความรับผิดชอบ	ไม่ชัดเจน — ใครรับผิด?	ชัดเจน — มีบันทึกการแต่งตั้งรักษาการ
ขอบเขต	เลขาทำได้ทุกอย่างเท่ากับผู้บริหาร	จำกัดได้ — เฉพาะเอกสารประเภทไหน วงเงินเท่าไหร่
ระยะเวลา	ไม่มีกำหนด — เลขารู้ password ตลอด	กำหนดได้ — วันที่เริ่มต้นและสิ้นสุด
Compliance	ผิดทุกมาตรฐาน	ผ่าน Audit ได้

ถ้าองค์กรของคุณกำลังเจอปัญหานี้ — อย่าปล่อยให้กลายเป็น "เรื่องปกติ" เพราะวันที่มีปัญหาจริง จะไม่มีใครรับผิดชอบ และระบบที่ลงทุนมาจะไม่สามารถปกป้ององค์กรได้