Periodic Inventory System — ระบบต้นทุนแบบสิ้นงวด

ระบบต้นทุนแบบ Periodic คือวิธีการบันทึกต้นทุนสินค้าที่จะคำนวณต้นทุนสินค้าขาย (Cost of Goods Sold) เมื่อถึงวันสิ้นงวดเท่านั้น ไม่ว่าจะเป็นปลายเดือนหรือปลายปี โดยอาศัยการตรวจนับสินค้าคงเหลือจริง (Physical Count) เป็นหลัก

สูตรที่ใช้ในการคำนวณ:

ต้นทุนสินค้าขาย = สินค้าคงเหลือต้นงวด + ซื้อสุทธิ - สินค้าคงเหลือปลายงวด

ระบบนี้ไม่ต้องบันทึกต้นทุนทุกครั้งที่มีการขายสินค้า จึงมีความเรียบง่ายในการปฏิบัติงาน

ข้อดี:

• ขั้นตอนการทำงานง่าย ไม่ซับซ้อน
• ไม่ต้องลงทุนระบบมาก สามารถทำได้ด้วย Spreadsheet
• เหมาะกับธุรกิจที่มีสินค้าราคาต่ำจำนวนมาก ซึ่งการบันทึกทุกรายการอาจไม่คุ้มค่า

ข้อจำกัด:

• ไม่สามารถรู้ต้นทุนสินค้าขายแบบ Real-time ได้ ต้องรอจนสิ้นงวด
• ต้องตรวจนับสต็อกทุกงวดเพื่อให้ได้ตัวเลขที่ถูกต้อง ซึ่งใช้เวลาและแรงงานมาก
• ยากที่จะวิเคราะห์กำไรขั้นต้นเป็นรายรายการหรือรายสินค้าได้

Perpetual Inventory System — ระบบต้นทุนแบบต่อเนื่อง

ระบบต้นทุนแบบ Perpetual คือวิธีการบันทึกต้นทุนสินค้าแบบ Real-time ทุกครั้งที่มีการซื้อหรือขายสินค้า ระบบจะปรับปรุงยอดสินค้าคงเหลือและบันทึกต้นทุนสินค้าขายทันที

ด้วยวิธีนี้ องค์กรสามารถรู้ยอดสินค้าคงเหลือและต้นทุนได้ทันทีโดยไม่ต้องรอการตรวจนับ ทำให้การบริหารสินค้าคงคลังมีประสิทธิภาพสูง

ระบบ Perpetual รองรับวิธีคำนวณต้นทุนหลายแบบ ได้แก่:

• FIFO (First In, First Out) — ขายสินค้าที่ซื้อมาก่อนออกไปก่อน
• Weighted Average (ต้นทุนถัวเฉลี่ยถ่วงน้ำหนัก) — คำนวณต้นทุนเฉลี่ยจากสินค้าทั้งหมดที่มีอยู่
• Specific Identification — ระบุต้นทุนเฉพาะของแต่ละรายการ เหมาะกับสินค้าราคาสูง

ข้อดี:

• ข้อมูลต้นทุนแบบ Real-time ใช้ประกอบการตัดสินใจได้ทันที
• วิเคราะห์กำไรขั้นต้นได้ทุกรายการ ทุกสินค้า
• ควบคุมสต็อกได้แม่นยำ ลดปัญหาสินค้าขาดหรือเกิน

ข้อจำกัด:

• ต้องมีระบบ ERP หรือซอฟต์แวร์ที่รองรับการบันทึกแบบ Real-time
• ต้องบันทึกข้อมูลทุกรายการอย่างครบถ้วน จึงต้องมีวินัยในการป้อนข้อมูล

เปรียบเทียบ Periodic vs Perpetual

เมื่อใช้ ERP แล้วควรเลือกแบบไหน?

คำตอบสั้นๆ คือ Perpetual เพราะเมื่อมีระบบ ERP แล้ว ข้อจำกัดทั้งหมดของระบบ Perpetual จะหายไป

• ERP บันทึกอัตโนมัติทุกรายการ — ไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ เมื่อสร้างใบขายหรือใบรับสินค้า ระบบจะบันทึกต้นทุนและปรับยอดสต็อกให้ทันที
• ERP คำนวณต้นทุน FIFO / Weighted Average ให้อัตโนมัติ — ไม่ต้องคำนวณเอง ลดข้อผิดพลาดจากการคำนวณด้วยมือ
• ได้ข้อมูล Real-time — ผู้บริหารสามารถดูต้นทุนสินค้า กำไรขั้นต้น และยอดสต็อกได้ทุกเมื่อ ช่วยตัดสินใจเรื่องการตั้งราคาและการจัดซื้อได้อย่างมีข้อมูลสนับสนุน
• ยังสามารถตรวจนับ Physical Count ได้ — แม้ใช้ Perpetual แต่ยังทำ Physical Count เพื่อกระทบยอดและตรวจสอบความถูกต้องได้ตามปกติ

แต่ Periodic ก็ยังมีที่ใช้อยู่

แม้ Perpetual จะเป็นทางเลือกที่ดีกว่าสำหรับองค์กรที่มี ERP แต่ระบบ Periodic ก็ยังมีบทบาทในบางสถานการณ์:

• ธุรกิจที่ขายสินค้าราคาต่ำจำนวนมาก เช่น ร้านขายของชำ ตลาดสด ที่ยังไม่มีระบบ POS หรือ ERP การบันทึกทุกรายการอาจไม่คุ้มค่ากับเวลาที่ใช้
• ธุรกิจบริการที่ไม่มีสินค้าคงคลังมาก เช่น ธุรกิจที่เน้นการให้บริการเป็นหลัก มีสินค้าคงคลังเพียงเล็กน้อย
• องค์กรขนาดเล็กที่ยังไม่พร้อมลงทุนระบบ การเริ่มต้นด้วย Periodic แล้วค่อยเปลี่ยนมาเป็น Perpetual เมื่อพร้อมก็เป็นทางเลือกที่สมเหตุสมผล

Saeree ERP รองรับอย่างไร

Saeree ERP ถูกออกแบบมาให้รองรับทั้งระบบต้นทุนแบบ Periodic และ Perpetual เพื่อให้ธุรกิจสามารถเลือกใช้ได้ตามความเหมาะสม โดยมีฟีเจอร์สำคัญดังนี้:

• รองรับทั้ง Periodic และ Perpetual — สามารถตั้งค่าได้ตามความต้องการของแต่ละธุรกิจ
• ค่าเริ่มต้น (Default) แนะนำ Perpetual — เพราะใช้ประโยชน์จากระบบ ERP ได้เต็มที่ ข้อมูลครบถ้วนและแม่นยำ
• คำนวณต้นทุนอัตโนมัติ — รองรับวิธี FIFO และ Weighted Average โดยระบบคำนวณให้ทุกครั้งที่มีการเคลื่อนไหวของสินค้า
• รายงานต้นทุนสินค้าขายแบบ Real-time — ดูข้อมูลต้นทุน กำไรขั้นต้น และยอดสินค้าคงเหลือได้ทันทีผ่านหน้ารายงาน
• ระบบตรวจนับสินค้า (Physical Count) ในตัว — สำหรับกระทบยอดระหว่างข้อมูลในระบบกับสินค้าจริงในคลัง
• รองรับหลายคลังสินค้า หลายหน่วยนับ — บริหารสต็อกได้ครบทุกมิติ ไม่ว่าจะมีกี่คลังหรือกี่หน่วยนับก็จัดการได้

เมื่อมี ERP แล้ว ไม่มีเหตุผลที่จะไม่ใช้ Perpetual — มันคือการยกระดับความถูกต้องของต้นทุนและการบริหารสินค้าคงคลังขึ้นไปอีกขั้น

- ทีมงาน Saeree ERP

สรุป

ระบบต้นทุนสินค้าแบบ Periodic เหมาะกับธุรกิจขนาดเล็กที่ยังไม่มีระบบ ERP ด้วยความเรียบง่ายและไม่ต้องลงทุนมาก ในขณะที่ระบบ Perpetual เหมาะกับทุกธุรกิจที่มี ERP รองรับ เพราะให้ข้อมูลต้นทุนที่แม่นยำและ Real-time

เมื่อองค์กรตัดสินใจใช้ระบบ ERP แล้ว ควรเปลี่ยนมาใช้ Perpetual เพื่อให้ได้ประโยชน์สูงสุดจากการลงทุนในระบบ ข้อมูลต้นทุนที่ถูกต้องและทันเวลาจะช่วยให้ผู้บริหารตัดสินใจได้ดีขึ้น ไม่ว่าจะเป็นเรื่องการตั้งราคา การจัดซื้อ หรือการวางแผนการผลิต

หากคุณสนใจใช้งาน Saeree ERP พร้อมระบบต้นทุนสินค้าที่ครบครัน สามารถติดต่อทีมงานของเราเพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม