ความท้าทายของงาน HR ในยุคดิจิทัล

ฝ่ายทรัพยากรบุคคลในปัจจุบันเผชิญกับความท้าทายหลายด้านที่แตกต่างจากอดีตอย่างมาก องค์กรที่มีพนักงานตั้งแต่หลักสิบจนถึงหลักพันคน ต้องจัดการข้อมูลพนักงานที่มีปริมาณมหาศาล ตั้งแต่ประวัติส่วนตัว สัญญาจ้าง ข้อมูลการศึกษา ไปจนถึงประวัติการทำงานและผลประเมินทั้งหมด

นอกจากนี้ยังมีความท้าทายที่สำคัญอื่นๆ อีก ได้แก่:

• เอกสารจำนวนมาก - ใบสมัครงาน สัญญาจ้าง ใบลา สลิปเงินเดือน หนังสือรับรอง เอกสารประกันสังคม เหล่านี้ล้วนต้องจัดเก็บอย่างเป็นระบบและค้นหาได้ง่าย
• กฎหมายแรงงานเปลี่ยนแปลงบ่อย - อัตราค่าแรงขั้นต่ำ เงินสมทบประกันสังคม อัตราภาษีเงินได้บุคคลธรรมดา มีการปรับเปลี่ยนเป็นประจำ ฝ่าย HR ต้องอัปเดตอยู่เสมอ
• การทำงานแบบ Hybrid/Remote - พนักงานทำงานจากหลายสถานที่ การติดตามเวลาเข้า-ออกงานและการลาจึงซับซ้อนขึ้น
• ความคาดหวังของพนักงานรุ่นใหม่ - พนักงาน Gen Z คาดหวังระบบ Self-Service ที่สามารถดูข้อมูลของตัวเอง ยื่นลา และดาวน์โหลดเอกสารได้ทุกที่ทุกเวลา

หากยังคงใช้วิธีดั้งเดิม เช่น Excel หรือเอกสารกระดาษ ความผิดพลาดย่อมเกิดขึ้นได้ง่าย ทั้งการคำนวณเงินเดือนผิดพลาด การลืมต่ออายุสัญญาจ้าง หรือการยื่นภาษีไม่ทันกำหนด ระบบ ERP ที่มีโมดูล HR ครบวงจรจึงเป็นทางออกที่ดีที่สุด

โมดูล HR ใน Saeree ERP ทำอะไรได้บ้าง

โมดูล HR ใน Saeree ERP ถูกออกแบบมาให้ครอบคลุมทุกด้านของงานบริหารทรัพยากรบุคคล ตั้งแต่วันแรกที่พนักงานเข้าทำงานจนถึงวันที่พ้นสภาพพนักงาน โดยมีฟังก์ชันหลักๆ ดังนี้:

1. ฐานข้อมูลพนักงาน (Employee Database)

จัดเก็บข้อมูลพนักงานทั้งหมดไว้ในระบบเดียว ประกอบด้วยข้อมูลส่วนตัว ที่อยู่ ข้อมูลการติดต่อ เลขบัตรประชาชน เลขบัญชีธนาคาร ประวัติการศึกษา ประสบการณ์ทำงาน ตำแหน่งงาน แผนก และโครงสร้างองค์กร ข้อมูลทั้งหมดสามารถค้นหาและเรียกดูได้ทันที พร้อมระบบสิทธิ์การเข้าถึงที่กำหนดได้ว่าใครสามารถดูข้อมูลส่วนใดได้บ้าง

2. ระบบบันทึกเวลาเข้า-ออกงาน (Time Attendance)

เชื่อมต่อกับเครื่องสแกนลายนิ้วมือ บัตรพนักงาน หรือแอปพลิเคชันบนมือถือ เพื่อบันทึกเวลาเข้า-ออกงานอัตโนมัติ ระบบคำนวณชั่วโมงการทำงาน การมาสาย การออกก่อนเวลา และชั่วโมงล่วงเวลา (OT) โดยอัตโนมัติ พร้อมรายงานสรุปรายวัน รายสัปดาห์ และรายเดือน

3. ระบบลาออนไลน์ (Leave Management)

พนักงานสามารถยื่นใบลาผ่านระบบได้ทุกที่ทุกเวลา ไม่ว่าจะเป็นลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน หรือลาประเภทอื่นๆ ระบบตรวจสอบสิทธิ์วันลาคงเหลือโดยอัตโนมัติ หัวหน้างานอนุมัติหรือปฏิเสธผ่านมือถือได้ทันที ประวัติการลาทั้งหมดถูกบันทึกไว้อย่างครบถ้วน

4. ระบบคำนวณเงินเดือน (Payroll)

คำนวณเงินเดือน ค่าล่วงเวลา เบี้ยเลี้ยง โบนัส และรายการหักต่างๆ ได้อย่างแม่นยำ รองรับการคำนวณภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย เงินสมทบประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ พร้อมออกสลิปเงินเดือนออนไลน์ให้พนักงานดูผ่านระบบได้

พนักงานคือทรัพยากรที่มีค่าที่สุดขององค์กร ระบบ HR ที่ดีจะช่วยให้ทั้งพนักงานและองค์กรเติบโตไปด้วยกัน

- ทีมงาน Saeree ERP

ระบบคำนวณเงินเดือนอัตโนมัติ

หนึ่งในฟังก์ชันที่สำคัญที่สุดของโมดูล HR คือระบบคำนวณเงินเดือน (Payroll) ที่ทำงานอัตโนมัติอย่างแม่นยำ ลดภาระงานของฝ่ายบุคคลลงอย่างมาก โดยระบบสามารถจัดการรายการต่อไปนี้ได้ทั้งหมด:

• คำนวณค่าล่วงเวลา (OT) - ดึงข้อมูลจากระบบบันทึกเวลาเข้า-ออก คำนวณ OT ตามอัตราที่กำหนด ทั้ง OT 1.5 เท่า, 2 เท่า และ 3 เท่า ตามกฎหมายแรงงาน
• เงินสมทบประกันสังคม - คำนวณเงินสมทบประกันสังคมทั้งฝั่งนายจ้างและลูกจ้างตามอัตราที่กฎหมายกำหนด พร้อมอัปเดตเมื่ออัตราเปลี่ยนแปลง
• ภาษีเงินได้ ณ ที่จ่าย - คำนวณภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่ายตามขั้นบันไดภาษี โดยคำนึงถึงค่าลดหย่อนต่างๆ ของพนักงานแต่ละคน เช่น ค่าลดหย่อนบุตร ดอกเบี้ยบ้าน ประกันชีวิต
• กองทุนสำรองเลี้ยงชีพ - หักเงินสมทบกองทุนสำรองเลี้ยงชีพตามสัดส่วนที่พนักงานเลือก พร้อมจัดทำรายงานส่งให้บริษัทจัดการกองทุน
• สลิปเงินเดือนออนไลน์ - พนักงานดูสลิปเงินเดือนผ่านระบบหรือแอปพลิเคชันได้ทันที ไม่ต้องรอรับกระดาษ ลดการใช้ทรัพยากรและเพิ่มความเป็นส่วนตัว

ระบบยังรองรับการจ่ายเงินเดือนผ่านธนาคาร (Payroll Bank Transfer) โดยสามารถสร้างไฟล์โอนเงินเดือนตามรูปแบบของแต่ละธนาคาร เช่น กสิกรไทย กรุงเทพ ไทยพาณิชย์ และกรุงศรีอยุธยา ทำให้กระบวนการจ่ายเงินเดือนรวดเร็วและถูกต้อง

ระบบลาออนไลน์และการอนุมัติ

ระบบลาออนไลน์ใน Saeree ERP ออกแบบมาเพื่อให้กระบวนการลาเป็นเรื่องง่ายสำหรับทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง ตั้งแต่พนักงานที่ต้องการยื่นลา หัวหน้างานที่ต้องอนุมัติ ไปจนถึงฝ่าย HR ที่ต้องติดตามและจัดทำรายงาน:

สำหรับพนักงาน

• ยื่นใบลาผ่านระบบหรือแอปมือถือได้ตลอด 24 ชั่วโมง
• เลือกประเภทการลา เช่น ลาป่วย ลากิจ ลาพักร้อน ลาคลอด ลาบวช
• ตรวจสอบจำนวนวันลาคงเหลือได้ทันที
• แนบเอกสารประกอบ เช่น ใบรับรองแพทย์ ได้ผ่านระบบ
• ติดตามสถานะใบลาว่าอนุมัติแล้วหรือรอดำเนินการ

สำหรับหัวหน้างาน

• ได้รับแจ้งเตือนเมื่อมีใบลาใหม่รอการอนุมัติ
• อนุมัติหรือปฏิเสธใบลาผ่านมือถือได้ทันที ไม่ต้องรอเข้าออฟฟิศ
• ดูปฏิทินการลาของทีมงานทั้งหมด เพื่อวางแผนงานได้อย่างเหมาะสม
• กำหนดเงื่อนไขอนุมัติอัตโนมัติ เช่น ลาป่วย 1 วันอนุมัติอัตโนมัติ

สำหรับฝ่าย HR

• ประวัติการลาของพนักงานทุกคนถูกบันทึกไว้ครบถ้วน สามารถค้นหาย้อนหลังได้
• ระบบคำนวณสิทธิ์วันลาสะสมตามอายุงานโดยอัตโนมัติ
• รายงานสรุปการลาแยกตามแผนก ประเภทการลา และช่วงเวลา
• เชื่อมโยงกับระบบเงินเดือนโดยอัตโนมัติ เช่น การหักเงินกรณีลาเกินสิทธิ์

รายงาน HR ที่สำคัญ

Saeree ERP มีรายงาน HR ที่หลากหลายและครอบคลุม ช่วยให้ผู้บริหารและฝ่าย HR สามารถตัดสินใจได้อย่างมีข้อมูลรองรับ รายงานที่สำคัญประกอบด้วย:

1. รายงานสรุปการมาทำงาน - แสดงสถิติการมาทำงาน มาสาย ขาดงาน ของพนักงานแต่ละคนและแต่ละแผนก พร้อมกราฟแสดงแนวโน้มรายเดือน ช่วยให้ผู้บริหารมองเห็นปัญหาก่อนที่จะลุกลาม
2. รายงานการลา - สรุปจำนวนวันลาแยกตามประเภท แสดงสิทธิ์วันลาคงเหลือของพนักงานแต่ละคน เปรียบเทียบอัตราการลาระหว่างแผนกต่างๆ ช่วยวิเคราะห์ว่าแผนกใดมีอัตราการลาสูงผิดปกติ
3. รายงานต้นทุนบุคลากร - แสดงค่าใช้จ่ายด้านบุคลากรทั้งหมด ประกอบด้วยเงินเดือน ค่าล่วงเวลา สวัสดิการ เงินสมทบประกันสังคม และกองทุนสำรองเลี้ยงชีพ แยกตามแผนกและตำแหน่งงาน เพื่อให้ผู้บริหารวางแผนงบประมาณได้แม่นยำ
4. รายงานอัตราการลาออก (Turnover Rate) - วิเคราะห์อัตราการลาออกของพนักงานแยกตามแผนก ตำแหน่ง และช่วงอายุงาน พร้อมเปรียบเทียบกับค่าเฉลี่ยอุตสาหกรรม ช่วยให้ HR สามารถวางแผนรักษาพนักงานที่มีศักยภาพ (Talent Retention) ได้อย่างมีประสิทธิภาพ
5. รายงานภาษีและประกันสังคม - สร้างรายงานภาษีเงินได้หัก ณ ที่จ่าย (ภ.ง.ด.1) และรายงานเงินสมทบประกันสังคม (สปส.1-10) พร้อมส่งออกไฟล์ตามรูปแบบที่หน่วยงานราชการกำหนด ลดความผิดพลาดในการยื่นเอกสาร

สรุป

การบริหารทรัพยากรบุคคลในยุคดิจิทัลไม่ใช่แค่เรื่องของการจัดเก็บเอกสารและคำนวณเงินเดือนอีกต่อไป แต่เป็นเรื่องของการบริหารจัดการพนักงานอย่างเป็นระบบ โปร่งใส และมีประสิทธิภาพ โมดูล HR ใน Saeree ERP ช่วยให้ฝ่ายบุคคลทำงานได้อย่างรวดเร็วและแม่นยำ ลดข้อผิดพลาดจากการทำงานแบบ Manual และเพิ่มความพึงพอใจให้กับพนักงานทุกคนในองค์กร

หากคุณสนใจใช้งานโมดูล HR ใน Saeree ERP สามารถติดต่อทีมงานของเราเพื่อรับคำปรึกษาเกี่ยวกับการวางระบบ HR ที่เหมาะสมกับองค์กรของคุณ