ผังบัญชีคืออะไร?

ผังบัญชี (Chart of Accounts - COA) คือรายการบัญชีทั้งหมดที่องค์กรใช้ในการบันทึกธุรกรรมทางการเงิน โดยจัดเรียงอย่างเป็นระบบตามหมวดหมู่ แต่ละบัญชีจะมีรหัส (Account Code) และชื่อบัญชี (Account Name) ที่ชัดเจน ทำให้สามารถจำแนกรายการทางการเงินได้อย่างถูกต้อง

ผังบัญชีแบ่งออกเป็น 5 หมวดหลัก ตามมาตรฐานการบัญชี:

• หมวด 1 - สินทรัพย์ (Assets) - เงินสด ลูกหนี้ สินค้าคงเหลือ ที่ดิน อาคาร อุปกรณ์
• หมวด 2 - หนี้สิน (Liabilities) - เจ้าหนี้การค้า เงินกู้ยืม ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
• หมวด 3 - ส่วนของเจ้าของ (Equity) - ทุนจดทะเบียน กำไรสะสม
• หมวด 4 - รายได้ (Revenue) - รายได้จากการขาย รายได้อื่น
• หมวด 5 - ค่าใช้จ่าย (Expenses) - ต้นทุนขาย ค่าจ้าง ค่าเช่า ค่าสาธารณูปโภค

ทำไมผังบัญชีถึงสำคัญ?

หลายธุรกิจมักมองข้ามความสำคัญของผังบัญชี โดยใช้ผังบัญชีสำเร็จรูปโดยไม่ได้ปรับให้เหมาะกับธุรกิจของตนเอง ผลที่ตามมาคือปัญหาต่างๆ ที่สะสมมาเรื่อยๆ จนเมื่อถึงเวลาปิดงบ กลับพบว่า:

• ยอดบัญชีไม่ตรงกัน ต้องเสียเวลาไล่หาความผิดพลาด
• รายการบันทึกผิดหมวดหมู่ ทำให้งบการเงินบิดเบือน
• ไม่สามารถวิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินได้ละเอียดตามต้องการ
• ผู้สอบบัญชีตั้งข้อสังเกตและต้องแก้ไขย้อนหลัง

หลักการตั้งผังบัญชีที่ดี

การออกแบบผังบัญชีที่ดีควรคำนึงถึงหลักการสำคัญดังนี้:

1. ออกแบบรหัสบัญชีให้เป็นระบบ

ใช้ระบบรหัสตัวเลขที่มีความหมาย เช่น หลักแรกแทนหมวดหมู่หลัก หลักถัดไปแทนหมวดย่อย ตัวอย่าง:

• 1100 - สินทรัพย์หมุนเวียน
• 1110 - เงินสดและเงินฝากธนาคาร
• 1111 - เงินสดในมือ
• 1112 - เงินฝากธนาคาร - ออมทรัพย์
• 1113 - เงินฝากธนาคาร - กระแสรายวัน

การตั้งรหัสแบบนี้ทำให้สามารถเพิ่มบัญชีย่อยได้ในอนาคต โดยไม่ต้องเปลี่ยนโครงสร้างทั้งหมด

2. เว้นช่องว่างรหัสสำหรับการขยายในอนาคต

อย่ากำหนดรหัสบัญชีติดกันเกินไป เช่น 1101, 1102, 1103 ควรเว้นเป็น 1110, 1120, 1130 เพื่อให้สามารถเพิ่มบัญชีย่อยได้ในภายหลัง โดยไม่ต้องรื้อระบบรหัสใหม่ทั้งหมด

3. จัดกลุ่มให้สอดคล้องกับงบการเงิน

ลำดับบัญชีควรเรียงตามลำดับที่ปรากฏในงบการเงิน เช่น งบแสดงฐานะการเงิน (หมวด 1-3) และงบกำไรขาดทุน (หมวด 4-5) ทำให้เมื่อถึงเวลาจัดทำงบ สามารถดึงข้อมูลได้ตรงตามรายการ

4. แยกบัญชีให้ละเอียดเพียงพอ แต่อย่ามากเกินไป

ผังบัญชีที่ดีต้องมีความสมดุล - ละเอียดพอสำหรับการวิเคราะห์ แต่ไม่ซับซ้อนจนยากต่อการใช้งาน หากมีบัญชีย่อยมากเกินไป พนักงานบัญชีอาจบันทึกผิดบัญชี ส่งผลให้งบไม่ถูกต้อง

5. กำหนดคำอธิบายบัญชีให้ชัดเจน

แต่ละบัญชีควรมีคำอธิบาย (Account Description) ที่ระบุว่าบัญชีนี้ใช้บันทึกอะไร ใช้ในกรณีไหน เพื่อให้ทุกคนในทีมบัญชีเข้าใจตรงกัน ลดปัญหาการบันทึกรายการผิดบัญชี

ผังบัญชีที่ดีเปรียบเสมือนแผนที่ของระบบบัญชี หากแผนที่ชัดเจน ไม่ว่าใครเดินตามก็ถึงจุดหมายได้ถูกต้อง

- ทีมงาน Saeree ERP

ผังบัญชีที่ดีช่วยปิดงบง่ายขึ้นอย่างไร?

การตั้งผังบัญชีที่ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น จะส่งผลดีอย่างมากเมื่อถึงรอบปิดงบการเงิน:

ลดเวลาในการจัดทำงบการเงิน

เมื่อบัญชีจัดกลุ่มตามหมวดหมู่ของงบการเงินอย่างถูกต้อง ระบบ ERP สามารถดึงข้อมูลมาจัดทำงบแสดงฐานะการเงิน งบกำไรขาดทุน และงบกระแสเงินสดได้โดยอัตโนมัติ ไม่ต้องเสียเวลาจัดรูปแบบใหม่ทุกเดือน

ลดข้อผิดพลาดจากการบันทึกบัญชี

ผังบัญชีที่มีคำอธิบายชัดเจนและจัดหมวดหมู่ดี ช่วยให้พนักงานบัญชีบันทึกรายการได้ถูกบัญชีตั้งแต่แรก ไม่ต้องมาแก้ไขปรับปรุงรายการ (Adjusting Entries) มากมายตอนปิดงบ

การกระทบยอดทำได้รวดเร็ว

เมื่อบัญชีแยกย่อยอย่างเหมาะสม การกระทบยอด (Reconciliation) ระหว่างบัญชีย่อยกับบัญชีแยกประเภท จะทำได้ง่ายและรวดเร็ว ผิดพลาดตรงไหนก็หาเจอได้ทันที

รองรับการตรวจสอบจากผู้สอบบัญชี

ผู้สอบบัญชีสามารถเข้าใจโครงสร้างบัญชีขององค์กรได้ง่าย การตรวจสอบเป็นไปอย่างราบรื่น ลดจำนวนข้อสังเกตและประเด็นที่ต้องแก้ไข

วิเคราะห์ข้อมูลทางการเงินได้ทันที

ผังบัญชีที่ออกแบบมาอย่างดีช่วยให้ผู้บริหารสามารถดูรายงานทางการเงินแบบสรุปหรือลงรายละเอียดได้ตามต้องการ เช่น ต้นทุนแยกตามแผนก ค่าใช้จ่ายแยกตามโครงการ ช่วยในการตัดสินใจทางธุรกิจได้อย่างมีข้อมูลสนับสนุน

ตัวอย่างโครงสร้างผังบัญชี

ต่อไปนี้คือตัวอย่างโครงสร้างผังบัญชีสำหรับธุรกิจ SME ที่เหมาะสมและครอบคลุม:

หมวด 1: สินทรัพย์ (1000-1999)

• 1110 เงินสดในมือ
• 1120 เงินฝากธนาคาร
• 1200 ลูกหนี้การค้า
• 1300 สินค้าคงเหลือ
• 1400 สินทรัพย์หมุนเวียนอื่น
• 1500 ที่ดิน อาคาร และอุปกรณ์
• 1600 สินทรัพย์ไม่มีตัวตน

หมวด 2: หนี้สิน (2000-2999)

• 2100 เจ้าหนี้การค้า
• 2200 ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
• 2300 ภาษีค้างจ่าย
• 2400 เงินกู้ยืมระยะสั้น
• 2500 เงินกู้ยืมระยะยาว

หมวด 3: ส่วนของเจ้าของ (3000-3999)

• 3100 ทุนจดทะเบียน
• 3200 ส่วนเกินมูลค่าหุ้น
• 3300 กำไร(ขาดทุน)สะสม

หมวด 4: รายได้ (4000-4999)

• 4100 รายได้จากการขายสินค้า
• 4200 รายได้จากการให้บริการ
• 4300 รายได้อื่น

หมวด 5: ค่าใช้จ่าย (5000-5999)

• 5100 ต้นทุนขาย
• 5200 ค่าใช้จ่ายในการขาย
• 5300 ค่าใช้จ่ายในการบริหาร
• 5400 ค่าเสื่อมราคาและค่าตัดจำหน่าย
• 5500 ค่าใช้จ่ายทางการเงิน

Saeree ERP กับการจัดการผังบัญชี

Saeree ERP มาพร้อมฟีเจอร์การจัดการผังบัญชีที่ครบครัน:

• ผังบัญชีสำเร็จรูป - มีเทมเพลตผังบัญชีสำหรับธุรกิจหลายประเภท สามารถปรับแต่งได้ตามต้องการ
• รองรับบัญชีหลายระดับ - สร้างโครงสร้างบัญชีแบบต้นไม้ (Tree Structure) ได้หลายระดับ ตั้งแต่หมวดหลักไปจนถึงบัญชีย่อยที่สุด
• ผูกกับงบการเงินอัตโนมัติ - แต่ละบัญชีจะถูกผูกกับรายการในงบการเงินโดยอัตโนมัติ ทำให้ปิดงบได้ทันทีโดยไม่ต้องจัดรูปแบบเอง
• ป้องกันการบันทึกผิดบัญชี - ระบบตรวจสอบประเภทรายการอัตโนมัติ หากบันทึกไม่ตรงกับประเภทบัญชี จะแจ้งเตือนทันที
• รายงานอัตโนมัติ - สร้างงบทดลอง งบกำไรขาดทุน งบแสดงฐานะการเงิน และงบกระแสเงินสดได้โดยอัตโนมัติ

สรุป

ผังบัญชีเป็นรากฐานของระบบบัญชีที่ดี การลงทุนเวลาในการออกแบบผังบัญชีให้ถูกต้องตั้งแต่เริ่มต้น จะช่วยประหยัดเวลาและลดปัญหาอย่างมหาศาลในระยะยาว โดยเฉพาะเมื่อถึงรอบปิดงบการเงิน

Saeree ERP ช่วยให้คุณจัดการผังบัญชีได้อย่างมืออาชีพ พร้อมผังบัญชีสำเร็จรูปที่ปรับแต่งได้ และระบบออกงบการเงินอัตโนมัติ ทำให้ปิดงบง่าย รวดเร็ว และแม่นยำ หากสนใจติดต่อทีมงานของเราเพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม