ปัญหาของระบบบัญชีแบบ Manual

ธุรกิจจำนวนมากยังคงพึ่งพาการทำบัญชีด้วย Excel หรือโปรแกรมบัญชีแบบ Standalone ที่ไม่เชื่อมต่อกับระบบอื่นในองค์กร ส่งผลให้เกิดปัญหาหลายประการที่กระทบต่อประสิทธิภาพและความถูกต้องของข้อมูลทางการเงิน:

• ข้อมูลไม่ตรงกันระหว่างแผนก - เมื่อฝ่ายขายออกใบแจ้งหนี้ แต่ฝ่ายบัญชีต้องคีย์ข้อมูลซ้ำอีกครั้ง ทำให้ตัวเลขไม่ตรงกัน เกิดความคลาดเคลื่อนของรายได้และค่าใช้จ่าย
• ปิดงบการเงินล่าช้า - การรวบรวมข้อมูลจากหลายแหล่ง ตรวจสอบความถูกต้อง และกระทบยอดด้วยมือ ทำให้การปิดงบใช้เวลานานเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือน
• ข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลซ้ำ - การบันทึกรายการเดียวกันหลายครั้งในหลายระบบเพิ่มโอกาสเกิดข้อผิดพลาด ทั้งตัวเลขผิด บัญชีผิด หรือบันทึกซ้ำซ้อน
• ขาดการตรวจสอบย้อนกลับ (Audit Trail) - ไม่สามารถติดตามได้ว่าใครแก้ไขรายการใด เมื่อไหร่ ทำให้การตรวจสอบภายในและภายนอกเป็นไปได้ยาก
• ไม่สามารถดูข้อมูลแบบเรียลไทม์ - ผู้บริหารต้องรอรายงานประจำเดือนจึงจะเห็นสถานะทางการเงิน ทำให้ตัดสินใจช้าและพลาดโอกาสทางธุรกิจ

ระบบบัญชีอัตโนมัติทำงานอย่างไร?

ระบบบัญชีอัตโนมัติใน Saeree ERP ทำงานโดยเชื่อมต่อกับทุกโมดูลในระบบ ERP เมื่อเกิดธุรกรรมในโมดูลใดก็ตาม ระบบจะบันทึกบัญชีอัตโนมัติทันที โดยไม่ต้องให้ฝ่ายบัญชีคีย์ข้อมูลซ้ำอีกครั้ง

ตัวอย่างการทำงานอัตโนมัติ:

• ใบสั่งซื้อ (Purchase Order) - เมื่อฝ่ายจัดซื้อสร้างใบสั่งซื้อและได้รับสินค้า ระบบจะบันทึก Dr. สินค้าคงคลัง / Cr. เจ้าหนี้การค้า โดยอัตโนมัติ
• ใบแจ้งหนี้ (Invoice) - เมื่อฝ่ายขายออกใบแจ้งหนี้ ระบบจะบันทึก Dr. ลูกหนี้การค้า / Cr. รายได้จากการขาย พร้อมคำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มให้อัตโนมัติ
• การรับชำระเงิน - เมื่อได้รับเงินจากลูกค้า ระบบจะบันทึก Dr. เงินสด-ธนาคาร / Cr. ลูกหนี้การค้า และกระทบยอดลูกหนี้ให้อัตโนมัติ
• การจ่ายชำระเงิน - เมื่อจ่ายเงินให้ซัพพลายเออร์ ระบบจะบันทึก Dr. เจ้าหนี้การค้า / Cr. เงินสด-ธนาคาร พร้อมหักภาษี ณ ที่จ่ายให้อัตโนมัติ

การทำงานแบบนี้ทำให้ทุกรายการทางบัญชีถูกบันทึกทันทีที่เกิดธุรกรรม ข้อมูลทางการเงินจึงเป็นปัจจุบันตลอดเวลา และไม่มีรายการตกหล่นหรือบันทึกซ้ำ

ฟีเจอร์บัญชีเด่นของ Saeree ERP

Saeree ERP มาพร้อมฟีเจอร์ด้านบัญชีที่ครอบคลุมทุกความต้องการของธุรกิจไทย ออกแบบมาให้สอดคล้องกับมาตรฐานการบัญชีไทยและข้อกำหนดของกรมสรรพากร:

ผังบัญชีมาตรฐาน (Chart of Accounts)

ระบบมาพร้อมผังบัญชีมาตรฐานที่พร้อมใช้งานทันที สามารถปรับแต่งเพิ่มเติมได้ตามโครงสร้างขององค์กร รองรับการจัดกลุ่มบัญชีหลายระดับ ทั้งบัญชีสินทรัพย์ หนี้สิน ส่วนของผู้ถือหุ้น รายได้ และค่าใช้จ่าย พร้อมรหัสบัญชีที่เป็นมาตรฐานและอ้างอิงได้ง่าย

AP/AR อัตโนมัติ (บัญชีเจ้าหนี้/ลูกหนี้)

ระบบบริหารจัดการเจ้าหนี้ (Accounts Payable) และลูกหนี้ (Accounts Receivable) แบบอัตโนมัติ ติดตามยอดค้างชำระ กำหนดเงื่อนไขการชำระเงิน แจ้งเตือนเมื่อครบกำหนดชำระ และสร้างรายงานอายุหนี้ (Aging Report) ให้โดยอัตโนมัติ ช่วยให้ฝ่ายบัญชีบริหารกระแสเงินสดได้อย่างมีประสิทธิภาพ

ภาษีมูลค่าเพิ่ม (VAT)

คำนวณภาษีมูลค่าเพิ่มอัตโนมัติทั้งภาษีซื้อและภาษีขาย สร้างรายงานภาษีซื้อ-ภาษีขาย (ภ.พ.30) พร้อมส่งกรมสรรพากร รองรับทั้งสินค้าที่มี VAT และไม่มี VAT รวมถึงอัตราภาษีพิเศษสำหรับสินค้าบางประเภท

ภาษีหัก ณ ที่จ่าย (Withholding Tax)

ระบบคำนวณและหักภาษี ณ ที่จ่ายอัตโนมัติตามประเภทรายจ่าย ไม่ว่าจะเป็นค่าบริการ ค่าเช่า ค่าขนส่ง หรือค่าจ้าง พร้อมออกหนังสือรับรองการหักภาษี ณ ที่จ่าย (50 ทวิ) และสรุปแบบ ภ.ง.ด.3 / ภ.ง.ด.53 ให้อัตโนมัติ

ระบบบัญชีที่ดีไม่ใช่แค่บันทึกตัวเลข แต่คือเครื่องมือที่ช่วยให้ผู้บริหารเห็นสุขภาพทางการเงินขององค์กรแบบเรียลไทม์

- ทีมงาน Saeree ERP

การออกรายงานทางการเงิน

Saeree ERP สามารถสร้างรายงานทางการเงินที่สำคัญได้อย่างครบถ้วนและรวดเร็ว เพียงไม่กี่คลิก ผู้บริหารก็สามารถเห็นภาพรวมทางการเงินขององค์กรได้ทันที:

• งบดุล (Balance Sheet) - แสดงฐานะทางการเงินขององค์กร ณ วันที่ต้องการ ประกอบด้วยสินทรัพย์ หนี้สิน และส่วนของผู้ถือหุ้น อัปเดตแบบเรียลไทม์
• งบกำไรขาดทุน (Profit & Loss Statement) - แสดงรายได้ ค่าใช้จ่าย และกำไรสุทธิในช่วงเวลาที่กำหนด สามารถเปรียบเทียบรายเดือน รายไตรมาส หรือรายปีได้
• งบกระแสเงินสด (Cash Flow Statement) - ติดตามเงินสดเข้า-ออกขององค์กร แบ่งตามกิจกรรมดำเนินงาน กิจกรรมลงทุน และกิจกรรมจัดหาเงิน ช่วยให้วางแผนสภาพคล่องได้แม่นยำ
• รายงานภาษี - สร้างรายงานภาษีซื้อ-ขาย รายงานภาษีหัก ณ ที่จ่าย และแบบฟอร์มภาษีต่างๆ ที่พร้อมยื่นกรมสรรพากร ลดภาระงานฝ่ายบัญชีได้อย่างมาก
• รายงานอายุหนี้ (Aging Report) - แสดงรายละเอียดลูกหนี้และเจ้าหนี้ที่ค้างชำระ จัดกลุ่มตามระยะเวลา เช่น 30 วัน 60 วัน 90 วัน เพื่อบริหารการเก็บเงินอย่างมีประสิทธิภาพ
• งบทดลอง (Trial Balance) - ตรวจสอบความถูกต้องของการบันทึกบัญชี โดยแสดงยอดคงเหลือของทุกบัญชีในผังบัญชี

ประโยชน์ที่ได้จริงจากระบบบัญชีอัตโนมัติ

องค์กรที่เปลี่ยนมาใช้ระบบบัญชีอัตโนมัติใน Saeree ERP ได้รับประโยชน์ที่จับต้องได้อย่างชัดเจน:

1. ปิดงบเร็วขึ้น

จากเดิมที่ต้องใช้เวลาปิดงบ 1-2 สัปดาห์ เหลือเพียง 2-3 วัน เพราะรายการบัญชีทุกรายการถูกบันทึกอัตโนมัติตลอดเดือน เมื่อถึงสิ้นเดือน ฝ่ายบัญชีเพียงตรวจสอบรายการปรับปรุงและยืนยันตัวเลขเท่านั้น

2. ลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูล

เมื่อไม่ต้องคีย์ข้อมูลซ้ำ ข้อผิดพลาดจากมนุษย์ (Human Error) จะลดลงอย่างมีนัยสำคัญ ทั้งตัวเลขผิด บัญชีผิด หรือรายการตกหล่น ทำให้ข้อมูลทางการเงินมีความน่าเชื่อถือสูง

3. ตรวจสอบได้ง่ายและโปร่งใส

ทุกรายการมี Audit Trail ที่สมบูรณ์ สามารถติดตามย้อนกลับได้ว่ารายการบัญชีแต่ละรายการมาจากเอกสารต้นทางใด ใครเป็นผู้สร้าง ใครเป็นผู้อนุมัติ เมื่อไหร่ ทำให้การตรวจสอบทั้งภายในและภายนอกเป็นไปอย่างราบรื่น

4. ผู้บริหารเห็นข้อมูลแบบเรียลไทม์

ไม่ต้องรอรายงานประจำเดือนอีกต่อไป ผู้บริหารสามารถเปิดดูสถานะทางการเงินขององค์กรได้ทุกเมื่อผ่าน Dashboard แสดงรายได้ ค่าใช้จ่าย กำไร กระแสเงินสด และตัวชี้วัดทางการเงินที่สำคัญ

5. ประหยัดเวลาและต้นทุน

ฝ่ายบัญชีไม่ต้องเสียเวลากับงานคีย์ข้อมูลซ้ำซาก สามารถใช้เวลาไปกับงานวิเคราะห์และวางแผนทางการเงินที่มีมูลค่าสูงกว่าแทน ช่วยลดต้นทุนการดำเนินงานและเพิ่มประสิทธิภาพขององค์กรโดยรวม

สรุป

ระบบบัญชีอัตโนมัติไม่ใช่เรื่องของอนาคตอีกต่อไป แต่คือสิ่งจำเป็นสำหรับธุรกิจที่ต้องการเติบโตอย่างมั่นคงในยุคดิจิทัล Saeree ERP มาพร้อมระบบบัญชีที่ครบวงจร ตั้งแต่ผังบัญชีมาตรฐาน การบันทึกบัญชีอัตโนมัติ ไปจนถึงรายงานทางการเงินที่พร้อมใช้งาน ช่วยให้ธุรกิจของคุณปิดงบเร็วขึ้น ลดข้อผิดพลาด และตัดสินใจได้อย่างมั่นใจ

หากคุณสนใจยกระดับระบบบัญชีขององค์กร สามารถนัดหมาย Demo หรือติดต่อทีมงานของเราเพื่อรับคำปรึกษาด้านระบบบัญชีอัตโนมัติที่เหมาะกับธุรกิจของคุณ