เกณฑ์เงินสด vs เกณฑ์คงค้าง — ต่างกันอย่างไร?

หัวใจสำคัญของปัญหาอยู่ที่ระบบงบประมาณและระบบบัญชีใช้เกณฑ์ในการรับรู้รายการ (Recognition Basis) คนละแบบ ดังนี้:

• งบประมาณใช้เกณฑ์เงินสด (Cash Basis) — รับรู้รายจ่ายเมื่อมีการจ่ายเงินจริง ไม่ว่าสินค้าหรือบริการจะได้รับมาแล้วหรือยัง
• บัญชีใช้เกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) — รับรู้รายจ่ายเมื่อเกิดรายการหรือเกิดภาระผูกพันแล้ว ไม่ว่าจะจ่ายเงินหรือยังก็ตาม

ตัวอย่างให้เห็นภาพชัดเจน: สมมติองค์กรสั่งซื้อสินค้ามูลค่า 1,000,000 บาท ได้รับสินค้าเดือนธันวาคม แต่จ่ายเงินเดือนมกราคมของปีถัดไป

• ด้านงบประมาณ (เกณฑ์เงินสด): บันทึกรายจ่ายในเดือนมกราคม เพราะเป็นเดือนที่จ่ายเงินจริง
• ด้านบัญชี (เกณฑ์คงค้าง): บันทึกค่าใช้จ่ายในเดือนธันวาคม เพราะเป็นเดือนที่ได้รับสินค้าและเกิดหนี้สินแล้ว

จะเห็นว่ารายการเดียวกัน แต่ถูกบันทึกคนละเดือน คนละปีงบประมาณ ทำให้ตัวเลขในรายงานทั้งสองด้านไม่ตรงกัน

ปัญหาที่เกิดเมื่อใช้คนละเกณฑ์

เมื่อระบบงบประมาณและระบบบัญชีใช้เกณฑ์ต่างกัน องค์กรจะพบปัญหาหลายประการ:

• ยอดค่าใช้จ่ายไม่ตรงกัน — ค่าใช้จ่ายตามงบประมาณในเดือนเดียวกัน ไม่เท่ากับค่าใช้จ่ายตามบัญชี ทำให้เปรียบเทียบผลการดำเนินงานได้ยาก
• รายงานขัดแย้งกัน — รายงานงบประมาณอาจแสดงว่ายังเหลือเงินงบประมาณ แต่ในทางบัญชีกลับแสดงว่าองค์กรมีหนี้สินค้างจ่ายอยู่แล้ว
• ปัญหาตัดยอดข้ามปีงบประมาณ — รายการที่เกิดขึ้นปลายปีงบประมาณแต่จ่ายเงินต้นปีใหม่ ทำให้การปิดงบประจำปีซับซ้อน
• ผู้บริหารสับสน — เมื่อดูรายงานจากคนละมุม ตัวเลขไม่ตรงกัน ทำให้ตัดสินใจได้ยากและอาจเกิดข้อผิดพลาดในการวางแผน

วิธีกระทบยอด (Reconciliation) งบประมาณกับบัญชี

การกระทบยอดระหว่างงบประมาณกับบัญชีมีหลักการพื้นฐาน คือการนำค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์เงินสดมาปรับปรุงด้วยรายการที่แตกต่าง เพื่อให้ได้ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง โดยใช้สูตร:

ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง = ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์เงินสด ± รายการปรับปรุง

รายการปรับปรุงหลักที่ต้องพิจารณา:

• (+) ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายปลายงวด (Accrued Expenses) — รายการที่เกิดขึ้นแล้วแต่ยังไม่ได้จ่ายเงิน ณ สิ้นงวด
• (-) ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายต้นงวด — รายการค้างจ่ายจากงวดก่อนที่จ่ายเงินในงวดปัจจุบัน
• (+) ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าต้นงวด (Prepaid Expenses) — รายการที่จ่ายเงินไปแล้วในงวดก่อน แต่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายในงวดปัจจุบัน
• (-) ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าปลายงวด — รายการที่จ่ายเงินในงวดปัจจุบัน แต่ยังไม่รับรู้เป็นค่าใช้จ่ายจนกว่าจะถึงงวดถัดไป

ตัวอย่างตารางกระทบยอด:

รายการ	จำนวนเงิน (บาท)
ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์เงินสด (งบประมาณ)	5,000,000
(+) ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายปลายงวด	800,000
(-) ค่าใช้จ่ายค้างจ่ายต้นงวด	(500,000)
(+) ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าต้นงวด	200,000
(-) ค่าใช้จ่ายจ่ายล่วงหน้าปลายงวด	(300,000)
ค่าใช้จ่ายตามเกณฑ์คงค้าง (บัญชี)	5,200,000

Saeree ERP จัดการงบประมาณและบัญชีอย่างไร

Saeree ERP ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการทำงานทั้งสองเกณฑ์ในระบบเดียว ช่วยให้การกระทบยอดเป็นเรื่องง่ายและอัตโนมัติ:

ระบบ Dual Basis: บันทึกครั้งเดียว แยกให้อัตโนมัติ

เมื่อผู้ใช้บันทึกรายการเพียงครั้งเดียว ระบบจะแยกการรับรู้รายการให้โดยอัตโนมัติทั้งในเกณฑ์เงินสด (สำหรับงบประมาณ) และเกณฑ์คงค้าง (สำหรับบัญชี) โดยไม่ต้องบันทึกซ้ำ ลดภาระงานและลดโอกาสเกิดข้อผิดพลาด

รายงานกระทบยอดอัตโนมัติ

ระบบสามารถสร้างรายงานกระทบยอดระหว่างงบประมาณกับบัญชีได้ทันที โดยแสดงรายการปรับปรุงทุกรายการอย่างชัดเจน ผู้ใช้ไม่ต้องทำ Reconciliation ด้วยมือบน Excel อีกต่อไป

ควบคุมงบประมาณแบบ Real-time

ระบบเตือนอัตโนมัติเมื่อวงเงินงบประมาณใกล้หมดหรือเกินกำหนด สามารถตั้งค่าระดับการเตือนได้หลายขั้น เช่น เตือนเมื่อใช้ 80%, ระงับเมื่อใช้ 100% ช่วยป้องกันการใช้จ่ายเกินงบประมาณ

รองรับงบประมาณแบบหลายมิติ

Saeree ERP รองรับการจัดทำงบประมาณแบบหลายมิติ ได้แก่ แหล่งเงิน แผนงาน ผลผลิต กิจกรรม และงบรายจ่าย ตอบโจทย์โครงสร้างงบประมาณขององค์กรภาครัฐและรัฐวิสาหกิจได้อย่างครบถ้วน

รองรับการตัดยอดข้ามปีงบประมาณ

สำหรับรายการที่เกิดขึ้นในปีงบประมาณหนึ่ง แต่การจ่ายเงินเกิดในปีงบประมาณถัดไป ระบบจะจัดการตัดยอดและยกยอดให้อัตโนมัติ พร้อมรายงานรายการข้ามปีอย่างชัดเจน

การกระทบยอดระหว่างงบประมาณกับบัญชีไม่ใช่เรื่องยาก หากมีระบบที่ออกแบบมาเพื่อรองรับทั้งสองเกณฑ์ตั้งแต่ต้น

- ทีมงาน Saeree ERP

สรุป

การที่ยอดตัวเลขจากรายงานงบประมาณกับรายงานบัญชีไม่ตรงกันเป็นเรื่องปกติ เพราะทั้งสองระบบใช้เกณฑ์การรับรู้รายการคนละแบบ สิ่งสำคัญคือองค์กรต้องมีกระบวนการกระทบยอดที่ชัดเจน สามารถอธิบายความแตกต่างได้ทุกรายการ และมั่นใจได้ว่าตัวเลขทั้งสองด้านสอดคล้องกันเมื่อนำมาปรับปรุงแล้ว

Saeree ERP ช่วยให้กระบวนการกระทบยอดนี้เป็นไปอย่างอัตโนมัติ ด้วยระบบ Dual Basis ที่บันทึกครั้งเดียวแยกให้ทั้งสองเกณฑ์ พร้อมรายงานกระทบยอดที่สร้างได้ทันที ลดภาระงานของฝ่ายบัญชีและฝ่ายงบประมาณได้อย่างมาก

หากคุณสนใจใช้งาน Saeree ERP เพื่อจัดการงบประมาณและบัญชีอย่างมีประสิทธิภาพ สามารถติดต่อทีมงานของเราเพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม