ปัญหาคลาสสิก: ของอยู่ในมือ แต่บัญชียังไม่รับรู้

มาดูสถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริงในหลายหน่วยงาน:

ลำดับเหตุการณ์ที่เกิดขึ้น

ลำดับ	เหตุการณ์	สถานะในระบบ
1	ผู้รับจ้างส่งมอบสินค้า/งาน พร้อมหนังสือนำส่ง	ลงรับในระบบสารบรรณ (เลขรับหนังสือ)
2	ของอยู่ในคลัง / งานอยู่ในหน่วยงานแล้ว	ยังไม่มีการบันทึกในระบบบัญชี/พัสดุ
3	รอคณะกรรมการตรวจรับ (อาจนัดไม่ได้ / ตรวจหลายวัน)	ยังไม่มีการบันทึก — ช่วงเวลา "สุญญากาศ"
4	คณะกรรมการตรวจรับเรียบร้อย ลงนามในใบตรวจรับ	เพิ่งเริ่มบันทึกในระบบพัสดุและบัญชี

สังเกตว่าระหว่าง ลำดับที่ 2 กับ 4 คือช่วงเวลา "สุญญากาศ" ที่ สินค้าอยู่ในมือหน่วยงานแล้ว แต่ไม่มีการบันทึกบัญชีใดๆ ช่วงเวลานี้อาจสั้นแค่ 3 วัน หรืออาจยาวนานเป็นสัปดาห์หรือเป็นเดือน ขึ้นอยู่กับกระบวนการตรวจรับ

ทำไมถึง "ยืนงง ในดงระเบียบ"

ปัญหานี้เกิดจากมุมมองที่แตกต่างกันของแต่ละฝ่าย:

มุมฝ่ายพัสดุ: "รับไม่ได้ ถ้าคณะกรรมการยังไม่ตรวจรับ"

ตามระเบียบกระทรวงการคลังว่าด้วยการจัดซื้อจัดจ้างและการบริหารพัสดุภาครัฐ การรับสินค้า/งาน ต้องผ่านกระบวนการตรวจรับโดยคณะกรรมการตรวจรับพัสดุที่ได้รับการแต่งตั้ง คณะกรรมการต้องตรวจนับ ตรวจสภาพ และลงนามในใบตรวจรับ — ก่อนหน้านี้จะถือว่ายังไม่ได้ "รับ" อย่างเป็นทางการ

ฝ่ายพัสดุจึงมองว่า: ยังไม่มีใบตรวจรับ = ยังรับไม่ได้ = บันทึกไม่ได้

มุมผู้ตรวจสอบ: "ของอยู่ในมือแล้ว ต้องบันทึก"

ผู้ตรวจสอบมองตามหลักบัญชีเกณฑ์คงค้าง (Accrual Basis) — เมื่อเกิดเหตุการณ์ทางเศรษฐกิจแล้ว (ได้รับสินค้า/ได้รับงาน) องค์กรมี ภาระผูกพันที่ต้องจ่าย จึงต้องรับรู้รายการในบัญชี ไม่ว่ากระบวนการตรวจรับจะเสร็จหรือยัง

ผู้ตรวจสอบจึงมองว่า: ของอยู่แล้ว = เกิดหนี้สินแล้ว = ต้องบันทึก

มุมฝ่ายบัญชี: "แล้วฉันทำยังไง?"

ฝ่ายบัญชีถูกบีบจากทั้งสองด้าน — ถ้าบันทึกก็กลัวผิดระเบียบพัสดุ ถ้าไม่บันทึกก็โดนผู้ตรวจสอบทัก กลายเป็นว่าทำอย่างไรก็ดูเหมือนผิดไปหมด

ทางออก: "บัญชีพักรับสินค้า/ใบสำคัญ" (GR/IR Clearing Account)

ทางออกของปัญหานี้คือการใช้ บัญชีพัก (Clearing Account) เป็นตัวเชื่อมระหว่างกระบวนการพัสดุกับกระบวนการบัญชี แนวคิดนี้เป็นมาตรฐานที่ใช้ในระบบ ERP ทั่วโลก เรียกว่า GR/IR Clearing Account (Goods Receipt / Invoice Receipt Clearing Account) หรือในภาษาไทยคือ "บัญชีพักรับสินค้า/ใบสำคัญ"

หลักการคือ แยกการบันทึกออกเป็น 2 จังหวะ:

จังหวะที่ 1: เมื่อผู้รับจ้างส่งมอบงาน (ลงรับในสารบรรณ)

เมื่อหน่วยงานได้รับสินค้า/งานแล้ว (มีหลักฐานจากระบบสารบรรณ) ให้บันทึกในระบบ ERP ทันที ผ่านหน้าจอ IM-01 ตรวจรับงานซื้อ/จ้าง:

ผลลัพธ์:

• ด้านเดบิต — รับรู้สินทรัพย์/ค่าใช้จ่ายที่ได้รับแล้ว (ถูกหลักบัญชีเกณฑ์คงค้าง)
• ด้านเครดิต — ตั้งหนี้สินใน "บัญชีพัก" ไม่ใช่ "เจ้าหนี้" โดยตรง เพราะยังไม่ผ่านกระบวนการตรวจรับตามระเบียบพัสดุ (ถูกระเบียบพัสดุ — ยังไม่ถือว่ารับอย่างเป็นทางการ)

จังหวะที่ 2: เมื่อคณะกรรมการตรวจรับเรียบร้อย

เมื่อคณะกรรมการตรวจรับลงนามเรียบร้อยแล้ว ฝ่ายการเงินจะดำเนินการขออนุมัติเบิกจ่าย ผ่านหน้าจอ AP-01 ขออนุมัติเบิกจ่าย:

ผลลัพธ์:

• ด้านเดบิต — ล้างบัญชีพักให้เป็นศูนย์ (หมายถึงกระบวนการพัสดุเสร็จสิ้นแล้ว)
• ด้านเครดิต — รับรู้หนี้สินเป็น "เจ้าหนี้" ตัวจริง พร้อมเข้าสู่กระบวนการเบิกจ่าย (ถูกระเบียบพัสดุ — ผ่านการตรวจรับอย่างเป็นทางการแล้ว)

ทำไมวิธีนี้จึงถูกต้องทั้ง 2 ฝ่าย

ประเด็น	ถูกหลักบัญชี?	ถูกระเบียบพัสดุ?
รับรู้ทรัพย์สิน/ค่าใช้จ่ายเมื่อได้รับสินค้า	✓ ถูกต้องตามเกณฑ์คงค้าง	✓ ไม่ขัดระเบียบ เป็นการบันทึกทางบัญชี
ตั้งหนี้ใน "บัญชีพัก" ไม่ใช่ "เจ้าหนี้" โดยตรง	✓ สะท้อนสถานะที่แท้จริง	✓ ไม่ถือว่า "รับ" ตามระเบียบ จนกว่าจะตรวจรับ
เปลี่ยนเป็น "เจ้าหนี้" ก็ต่อเมื่อตรวจรับผ่าน	✓ จับคู่กับกระบวนการจริง	✓ เบิกจ่ายได้เมื่อตรวจรับเท่านั้น
ผู้ตรวจสอบมาตรวจ	✓ มีรายการบันทึกแล้ว	✓ แยกสถานะชัดเจน พัก vs เจ้าหนี้

กุญแจสำคัญอยู่ที่ "บัญชีพักรับสินค้า/ใบสำคัญ" ทำหน้าที่เป็น สะพานเชื่อม ระหว่างสองกระบวนการ:

• เมื่อบัญชีพักมียอดคงเหลือ = มีสินค้า/งานที่ส่งมอบแล้ว แต่ยังอยู่ระหว่างรอตรวจรับ
• เมื่อบัญชีพักยอดเป็นศูนย์ = กระบวนการตรวจรับเสร็จสิ้น ย้ายไปเป็นเจ้าหนี้เรียบร้อยแล้ว

ผู้ตรวจสอบสามารถดูยอดบัญชีพักได้ทันทีว่า ณ วันที่ตรวจสอบ มีรายการใดที่ส่งมอบแล้วแต่ยังอยู่ระหว่างรอตรวจรับ — โปร่งใส ตรวจสอบได้ ไม่มีอะไรหล่นหาย

Flow ในระบบ Saeree ERP

Saeree ERP ออกแบบ Flow การทำงานให้สอดคล้องกับทั้งระเบียบพัสดุและหลักบัญชีอย่างสมบูรณ์:

ขั้นตอน	หน้าจอ ERP	การบันทึกบัญชี
1. ผู้รับจ้างส่งมอบงาน	IM-01 ตรวจรับงานซื้อ/จ้าง	DR. สินค้า/ค่าใช้จ่าย CR. พักรับสินค้า/ใบสำคัญ
2. คณะกรรมการตรวจรับ	IM-01 อัปเดตสถานะ	(ไม่มี Journal — เปลี่ยนสถานะเป็น "ตรวจรับแล้ว")
3. ขออนุมัติเบิกจ่าย	AP-01 ขออนุมัติเบิกจ่าย	DR. พักรับสินค้า/ใบสำคัญ CR. เจ้าหนี้/ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย
4. จ่ายเงิน	FI-03 บันทึกจ่ายเงิน	DR. เจ้าหนี้/ค่าใช้จ่ายค้างจ่าย CR. เงินฝากธนาคาร

ข้อดีของ Flow นี้ในระบบ Saeree ERP

• ไม่มีช่วง "สุญญากาศ" — ทันทีที่ลงรับในสารบรรณ ก็ลงรับใน ERP ด้วย ไม่มีช่วงที่ของอยู่ในมือแต่บัญชีไม่รู้
• แยกสถานะชัดเจน — ดูยอดบัญชีพักก็รู้ว่ามีกี่รายการที่รออยู่ อายุกี่วันแล้ว
• เร่งรัดกระบวนการตรวจรับได้ — ระบบแจ้งเตือนเมื่อรายการค้างอยู่ในบัญชีพักนานเกินกำหนด เช่น เกิน 7 วัน
• ไม่สามารถเบิกจ่ายโดยไม่ผ่านตรวจรับ — AP-01 จะทำได้ก็ต่อเมื่อ IM-01 มีสถานะ "ตรวจรับแล้ว" เท่านั้น
• Audit Trail ครบถ้วน — ใครบันทึก IM-01 เมื่อไหร่ คณะกรรมการตรวจรับวันไหน AP-01 สร้างวันไหน ทุกอย่างตรวจสอบย้อนกลับได้หมด
• รายงานสำหรับผู้ตรวจสอบ — รายงานยอดคงเหลือในบัญชีพัก แยกตามรายการ พร้อมจำนวนวันที่ค้าง

บัญชีพักรับสินค้า/ใบสำคัญ คือ "สะพาน" ที่เชื่อมระเบียบพัสดุกับหลักบัญชีเข้าด้วยกัน — ทำให้ทุกฝ่ายทำงานถูกต้องตามบทบาทของตัวเอง โดยไม่ต้องขัดแย้งกัน

- ทีมงาน Saeree ERP

สรุป

ปัญหา "รับสินค้าแล้วแต่บันทึกบัญชีไม่ได้" ไม่ใช่ปัญหาที่แก้ไม่ได้ เพียงแต่ต้องมองให้ถูกมุม — ระเบียบพัสดุพูดถึงการ "รับ" ทางกระบวนการ (ตรวจรับ → เบิกจ่าย) ส่วนหลักบัญชีพูดถึงการ "รับรู้" ทางบัญชี (เกิดภาระผูกพัน → บันทึก) ทั้งสองไม่ได้ขัดกัน แต่ต้องมีกลไกที่เชื่อมทั้งสองฝั่งเข้าด้วยกัน

Saeree ERP ใช้ "บัญชีพักรับสินค้า/ใบสำคัญ" เป็นกลไกนี้ ทำให้:

• ฝ่ายพัสดุทำงานตามระเบียบได้ครบถ้วน
• ฝ่ายบัญชีบันทึกตามหลักเกณฑ์คงค้างได้ถูกต้อง
• ผู้ตรวจสอบเห็นข้อมูลครบ ตรวจสอบได้ทุกรายการ
• ผู้บริหารรู้สถานะงานจริง ไม่มีอะไรตกหล่น

หากคุณสนใจใช้งาน Saeree ERP เพื่อจัดการงานพัสดุและบัญชีในหน่วยงานภาครัฐอย่างครบวงจร สามารถติดต่อทีมงานของเราเพื่อสอบถามรายละเอียดเพิ่มเติม