สถานการณ์ที่เกิดขึ้นจริง

ลองนึกภาพสถานการณ์เหล่านี้ — ทุกอันเกิดขึ้นจริงในองค์กรที่ใช้ Excel เป็นเครื่องมือหลัก:

1. ส่งไฟล์ Excel เงินเดือนผิดคน

HR จัดทำไฟล์สรุปเงินเดือนพนักงานทั้งบริษัท เพื่อส่งให้ผู้บริหารอนุมัติ แต่ดันส่ง Email ผิดคน — ไฟล์ที่มี เงินเดือนพนักงานทุกคน ไปถึงมือพนักงานทั่วไป ผลคือ ข้อมูลเงินเดือนกระจายไปทั่วบริษัทภายในวันเดียว

2. Forward Email ที่แนบไฟล์ลับ

ฝ่ายจัดซื้อส่งไฟล์เปรียบเทียบราคา Supplier ให้หัวหน้าแผนก หัวหน้าแผนก Forward ต่อให้ทีมงาน "เพื่อให้ช่วยดู" — แต่ในไฟล์นั้นมี ราคาต้นทุน กำไร และเงื่อนไขพิเศษของ Supplier แต่ละราย ข้อมูลที่ไม่ควรรู้นอกจากฝ่ายจัดซื้อ ถูกส่งต่อไปเรื่อยๆ

3. ไฟล์ Excel คัดลอกง่าย ส่งต่อง่าย ไม่มี Access Control

พนักงานลาออก ก๊อปไฟล์ Excel ที่มี รายชื่อลูกค้า เบอร์โทร ยอดสั่งซื้อ ใส่ USB กลับบ้าน ไม่มีใครรู้ว่าข้อมูลหายไป เพราะ Excel ไม่ได้บันทึกว่า "ใครเปิดไฟล์" หรือ "ใครก๊อปไฟล์"

ข้อมูลอะไรบ้างที่รั่วผ่าน Excel

ข้อมูลที่มักถูกจัดเก็บใน Excel และมีความเสี่ยงสูงที่จะรั่วไหล:

• เงินเดือนและสวัสดิการพนักงาน — ข้อมูลที่อ่อนไหวที่สุดขององค์กร ถ้าหลุดออกไปส่งผลกระทบต่อขวัญกำลังใจพนักงานทันที
• ราคาต้นทุนสินค้า — ถ้าคู่แข่งได้ไป จะรู้โครงสร้างต้นทุนและกำไรของเราทั้งหมด
• รายชื่อ Supplier และเงื่อนไขราคา — ข้อมูลที่ Supplier ไม่อยากให้คู่แข่งของเขารู้ ถ้าหลุดออกไป Supplier อาจยกเลิกเงื่อนไขพิเศษ
• ข้อมูลลูกค้า — ชื่อ เบอร์โทร ที่อยู่ ประวัติการซื้อ ถ้าหลุดไปถึงคู่แข่ง ลูกค้าอาจถูกแย่งไป
• งบประมาณและแผนการเงิน — ข้อมูลเชิงกลยุทธ์ที่บ่งบอกทิศทางธุรกิจ ถ้าหลุดออกไปคู่แข่งจะรู้แผนของเราล่วงหน้า

ทำไม Excel ถึงอันตราย

ปัญหาไม่ได้อยู่ที่ "คนทำผิด" แต่อยู่ที่ Excel ไม่มีกลไกป้องกัน ตั้งแต่แรก:

จุดอ่อนของ Excel	ผลกระทบ
ไม่มี Access Control	ใครมีไฟล์ก็เปิดได้ ไม่ต้องมีสิทธิ์ ไม่ต้อง Login แม้จะใส่ Password ก็ crack ได้ง่าย
ไม่มี Audit Trail	ไม่รู้ว่าใครเปิดไฟล์ ใครแก้ไข ใครก๊อปไป ใครส่งต่อให้ใคร
Copy ง่ายเกินไป	Ctrl+C ก๊อปทั้งไฟล์ ใส่ USB หรือส่ง Email ได้ทันที ไม่มีอะไรบล็อก
ส่ง Email ไปไหนก็ได้	แนบไฟล์ส่ง Email ออกนอกองค์กรได้ทันที ไม่มีระบบตรวจจับว่าไฟล์ลับถูกส่งออก

เปรียบเทียบ: Excel vs ระบบ ERP

ดูความแตกต่างระหว่างการจัดการข้อมูลด้วย Excel กับระบบ ERP ในเรื่องความปลอดภัย:

ด้าน	Excel	ระบบ ERP
Access Control	ไม่มี — ใครมีไฟล์ก็เปิดได้	กำหนดสิทธิ์ตาม Role ดูได้เฉพาะข้อมูลที่ได้รับอนุญาต
Audit Trail	ไม่มี — ไม่รู้ใครเปิด ใครแก้	บันทึกทุกการกระทำ ใครเปิด ใครแก้ไข เมื่อไหร่
Data Classification	ไม่มี — ข้อมูลทุกอย่างอยู่ในไฟล์เดียว	แยกระดับความลับของข้อมูล กำหนดได้ถึงระดับ Field
Encryption	Password ง่ายๆ crack ได้ภายในไม่กี่นาที	เข้ารหัสข้อมูลทั้ง At Rest และ In Transit

Saeree ERP ช่วยป้องกันข้อมูลรั่วอย่างไร

Saeree ERP มีระบบความปลอดภัยหลายชั้นที่ป้องกันไม่ให้ข้อมูลสำคัญรั่วไหล:

ฟีเจอร์	รายละเอียด
Role-based Access Control	กำหนดสิทธิ์ตามตำแหน่งและบทบาท พนักงานเห็นเฉพาะข้อมูลที่ตนเองมีสิทธิ์เข้าถึง เช่น HR เห็นเงินเดือน แต่ฝ่ายจัดซื้อเห็นไม่ได้
Field-level Security	ควบคุมสิทธิ์ถึงระดับช่องข้อมูล เช่น ฝ่ายขายเห็นชื่อลูกค้าได้ แต่เห็นราคาต้นทุนไม่ได้
Audit Trail	บันทึกทุกการกระทำในระบบ ใครดูข้อมูลอะไร เมื่อไหร่ แก้ไขอะไร ลบอะไร ย้อนดูได้ทั้งหมด
Data Encryption	ข้อมูลถูกเข้ารหัสทั้งตอนจัดเก็บ (At Rest) และตอนส่งผ่านเครือข่าย (In Transit) แม้ถูกดักจับก็อ่านไม่ได้
Download Control	ควบคุมการ Export ข้อมูลออกจากระบบ กำหนดได้ว่าใครมีสิทธิ์ดาวน์โหลด Report อะไรบ้าง และบันทึกทุกครั้งที่มีการดาวน์โหลด

สรุป

ปัญหา "ข้อมูลรั่วจากไฟล์ Excel" ไม่ใช่เรื่องของคนทำผิด แต่เป็นเรื่องของ เครื่องมือที่ไม่มีระบบป้องกัน Excel ไม่เคยถูกออกแบบมาให้เป็นระบบจัดการข้อมูลองค์กรที่มีความปลอดภัย ใครมีไฟล์ก็เปิดได้ ก๊อปได้ ส่งต่อได้ ไม่มี Log ไม่มี Audit Trail

ถ้าองค์กรของคุณยังแชร์ไฟล์ Excel ที่มีข้อมูลสำคัญกันผ่าน Email หรือ USB อยู่ ถึงเวลาแล้วที่ต้องเปลี่ยนมาใช้ ระบบ ERP ที่มี Security ครบวงจร — เพราะข้อมูลที่รั่วไปแล้ว เรียกกลับไม่ได้