ทำไมสต็อกถึงไม่ตรง? — 5 สาเหตุหลัก

1. บันทึกรับ-จ่ายไม่ครบ

สาเหตุอันดับหนึ่งคือ การเคลื่อนไหวของพัสดุไม่ถูกบันทึกทุกรายการ ของเข้าคลังแต่ยังไม่ได้คีย์เข้าระบบ ของถูกเบิกไปแต่ลืมตัดสต็อก โดยเฉพาะกรณี "เบิกด่วน" ที่บอกว่า "เดี๋ยวมาเซ็นใบเบิกทีหลัง" แล้วก็ไม่เคยกลับมา

2. ใบเบิกกระดาษหาย

องค์กรที่ยังใช้ใบเบิกกระดาษ มีความเสี่ยงสูงที่เอกสารจะ หาย สูญหาย หรือถูกเขียนทับ ใบเบิก 3 ใบวางบนโต๊ะ ลมพัดไป 1 ใบ สต็อกก็คลาดเคลื่อนแล้ว

3. คีย์ข้อมูลผิด

คนคลังคีย์รับของ 100 ชิ้น แต่พิมพ์ 1000 ชิ้น หรือเบิกออก 50 แต่คีย์ 5 ระบบที่ไม่มีการ ตรวจสอบความถูกต้องซ้ำ (Validation) จะไม่มีทางจับข้อผิดพลาดเหล่านี้ได้

4. ของเสียหายแต่ไม่ตัดออก

พัสดุที่ ชำรุด เสื่อมสภาพ หมดอายุ แต่ยังอยู่ในระบบเพราะไม่มีใครทำเรื่องตัดจำหน่าย พอนับของจริงเจอแต่ "ของเสีย" ที่ใช้งานไม่ได้ แต่ตัวเลขในระบบยังนับรวมอยู่

5. "ยืม" แล้วไม่คืน

วัฒนธรรม "ยืม" พัสดุระหว่างแผนก โดยไม่มีระบบบันทึก — ใครยืม ยืมเมื่อไหร่ จะคืนเมื่อไหร่ ไม่มีใครรู้ สุดท้ายก็ลืม กลายเป็นของหายโดยปริยาย

ผลกระทบที่มากกว่าแค่ "ของหาย"

ผลกระทบ	รายละเอียด
ต้นทุนสูญเปล่า	ซื้อของซ้ำเพราะไม่รู้ว่ามีของอยู่ หรือซื้อมาแล้วหาย
งานหยุดชะงัก	ระบบบอกว่ามี แต่ไปหยิบจริงไม่มี ต้องรอสั่งซื้อใหม่
Audit ไม่ผ่าน	ผู้ตรวจสอบพบว่าสต็อกไม่ตรง อธิบายที่มาที่ไปไม่ได้ เสี่ยงต่อข้อสังเกตในรายงานตรวจสอบ
งบการเงินผิดพลาด	มูลค่าสินค้าคงเหลือในงบดุลไม่ตรงกับความเป็นจริง ส่งผลต่อความน่าเชื่อถือ
ความเสี่ยงทุจริต	ถ้าตรวจสอบไม่ได้ว่าของหายเพราะอะไร อาจมีคนนำของออกไปโดยไม่มีใครรู้

วิธีแก้ปัญหา — ทำยังไงให้สต็อกตรง

1. ทุกการเคลื่อนไหวต้องบันทึก — ไม่มีข้อยกเว้น

ไม่ว่าจะรับเข้า เบิกออก ส่งคืน โอนย้าย หรือตัดจำหน่าย ทุกรายการต้องผ่านระบบ ยกเลิกวัฒนธรรม "เดี๋ยวมาเซ็นทีหลัง" อย่างเด็ดขาด — ถ้าไม่มีใบเบิกในระบบ ของไม่ออกจากคลัง

2. เปลี่ยนจากใบเบิกกระดาษเป็นใบเบิกดิจิทัล

ใบเบิกอิเล็กทรอนิกส์ ไม่หาย ไม่สูญ ไม่ถูกลมพัด มี timestamp ชัดเจนว่าใครเบิก เมื่อไหร่ ใครอนุมัติ ค้นหาย้อนหลังได้ทันที

3. Barcode / QR Code ที่ตัวพัสดุ

สแกนรับเข้า สแกนเบิกออก ลดการคีย์มือ ลดความผิดพลาด ระบบจับคู่รหัสพัสดุกับจำนวนโดยอัตโนมัติ ไม่ต้องพิมพ์ตัวเลขเอง

4. Cycle Count — นับสต็อกหมุนเวียน ไม่ต้องรอปลายปี

แทนที่จะนับทีเดียวปีละครั้งแล้วเจอส่วนต่างมหาศาล ให้ นับทีละโซน ทีละชั้น หมุนเวียนไปเรื่อยๆ เจอปัญหาเร็ว แก้ได้เร็ว ส่วนต่างน้อย ไม่ต้องตามแก้ย้อนหลังทั้งปี

5. Minimum / Maximum Stock Level

กำหนดจุดสั่งซื้อใหม่ (Reorder Point) ในระบบ พอสต็อกลดถึงจุดที่กำหนด ระบบแจ้งเตือนอัตโนมัติ ไม่ต้องรอให้ของหมดแล้วค่อยรู้

Saeree ERP ช่วยเรื่องสต็อกอย่างไร

ฟีเจอร์	รายละเอียด
ใบเบิกอิเล็กทรอนิกส์	เบิกผ่านระบบ มี Approval Workflow ครบ ไม่มีใบเบิกหาย
Barcode / QR Code	สแกนรับ-จ่ายพัสดุ ลดการคีย์มือ ลดข้อผิดพลาด
Real-time Stock	ยอดสต็อกอัพเดททันทีทุกรายการรับ-จ่าย ดูได้ตลอดเวลา
Cycle Count	กำหนดแผนนับสต็อกหมุนเวียน ระบบสร้างใบนับให้อัตโนมัติ
Reorder Alert	แจ้งเตือนเมื่อสต็อกถึงจุดสั่งซื้อ ไม่ต้องรอของหมด
Stock Movement Report	รายงานความเคลื่อนไหวพัสดุทุกรายการ ย้อนดูได้ว่าของหายจากตรงไหน

สรุป

สต็อกไม่ตรง ไม่ใช่เรื่องของ "คนทำงานไม่ดี" แต่เป็นเรื่องของ "ระบบไม่ได้ป้องกันไม่ให้เกิดปัญหา" ถ้ายังใช้ใบเบิกกระดาษ ยังคีย์มือ ยังปล่อยให้เบิกนอกระบบ — ปัญหาจะเกิดซ้ำทุกปี

วิธีแก้ไม่ใช่ "นับบ่อยขึ้น" แต่คือ "ทำให้ทุกรายการผ่านระบบตั้งแต่แรก" เมื่อข้อมูลเข้าระบบถูกต้องตั้งแต่ต้นทาง สต็อกก็จะตรงโดยอัตโนมัติ